Réunion d’ouverture : audit interne, audit qualité, …

Réunion d’ouverture audit interne / Mener une réunion d’ouverture audit interne

Rappel sur les audits interne

la réunion d'ouverture audit interne Les audits sont des méthodes de vérification et de contrôle utilisés dans le cadre de systèmes de management qualité, environnement, sécurité ou intégré (QSE). L’audit s’appuie sur un référentiel comme base de vérification. Ce référentiel est souvent une norme, un référentiel interne ou des données réglementaires (exemple audit financier).

De même, l’audit est définit comme un processus méthodique et indépendant. En effet, il permet d’obtenir des preuves tangibles et d’évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.

De même, un audit peut être interne (de première partie) ou externe (de seconde ou tierce partie), et il peut être un audit combiné ou un audit conjoint … (Cf ci-après).

Pour en savoir plus sur le déroulé d’un audit : audit de certification.

 

Réunion d’ouverture de l’audit interne

La réunion d’ouverture de l’audit se fait généralement avec l’ensemble des audités. Parfois il ne peut y avoir que la direction. De même, la direction peut convier l’ensemble du personnel à la réunion d’ouverture. Dans ces deux cas il faut adapter le discours selon les interlocuteurs.

Par exemple, il faut préciser les termes plus techniques lorsque l’ensemble des personnels sont présents.

 

Méthode pour la réunion d’ouverture audit interne

Tout d’abord, il est nécessaire de rappeler que l’audit interne est  réalisé à la demande de l’entreprise.

Il faut ensuite rappeler le référentiel utilisé pour l’audit. Par exemple, il peut s’agir de l’ISO9001 version 2015. De même, il peut être précisé qu’il sera pris en compte les exigences de l’ISO 9001. Dans un second temps, il faut rappeler quelles exigences seront prises en compte en plus du référentiel :

  • Le référentiel d’audit (norme, … cf ci-avant)
  • Les exigences internes,
  • Celles des clients (dans le cas de l’ISO9001 §8.2.3)
  • Et toutes les autres exigences de l’entreprise : métier, …

La réunion d’ouverture audit interne est aussi le moment ou il est nécessaire de rassurer les futurs audités. Il est donc important de préciser que l’audit port sur un système et non des personnes. Les questions posées le sont pour comprendre les organisions mises en oeuvre en relation avec les exigences.

Par ailleurs, il faut préciser que les sujets abordés en audits le sont en tout confidentialité et sans aucun jugement. C’est aussi le moment ou il est possible de répéter volontaire qu’il s’agit d’expliciter les méthodes de travail sur la base des procédures internes, …

Le cas échéant, il faut aussi préciser que l’audit ne porte que sur un seul dossier et non l’ensemble. Si c’est le cas, indiquer que le responsable qualité à réalisé la sélection par échantillonnage.

Et clôture la présentation par demander s’il persiste des questions sur le déroulement de l’audit.

 

Exemple de phrase pour la réunion d’ouverture audit interne

Ci-après, des exemples de phrases à utiliser lors de la réunion d’ouverture de l’audit. Il s’agit de phrases simples à adapter au besoin et aux contraintes de l’organisme.

  • nous vous rappelons que l’audit interne est réalisé à votre demande
  • Le référentiel utilisé lors de cet audit est l’ISO9001 version 20xx
  • Il sera pris en compte les exigences internes, clients et de l’ISO 9001 ainsi que de l’ensemble des règles et réglementations applicables
  • Nous insistons sur le fait que l’audit porte sur un système. Il ne porte pas sur des personnes
  • Enfin, il ne s’agit pas de mettre des mauvais points aux audités. L’audit interne à pour objectif d’identifier les faiblesses du système de management de la qualité
  • Nous posons des questions et demandons les documents en toute transparence, en toute confidentialité et cela sans jugement
  • En tant qu’auditeur, nous allons vous demander d’expliciter les méthodes de travail sur la base de vos procédures internes.
  • Nous allons vérifier ces procédures en étudiant un dossier, des exemples, des enregistrements, …
  • Nous vérifierons les objectifs définis, la planification des actions et les actions d’amélioration du système de management
  • Avez-vous des questions sur le déroulement de l’audit ?

 

Pour aller plus loin sur les audits :

Pour marque-pages : Permaliens.

3 réponses à Réunion d’ouverture : audit interne, audit qualité, …

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