Premièrement, l’indicateur 4 du référentiel national Qualité ou aussi nommé Qualiopi est :
Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).
Guide national du référentiel Qualité – Qualiopi
Niveau Attendu de l’indicateur 4 RNQ
Démontrer comment le besoin du bénéficiaire est analysé en fonction de la finalité de la prestation.
Tout support synthétisant les besoins identifiés du bénéficiaire ou d’un groupe de bénéficiaires (grilles d’analyse, diagnostics préalables, dossiers d’admission, comptes rendus d’entretiens, critères de détermination de l’opportunité et de la faisabilité de la prestation).
Pour la VAE : contractualisation de l’accompagnement décrivant notamment la méthode, les modalités individuelles et collectives, ainsi que l’échéancier de la mise en œuvre.
Qui est concerné par l’indicateur 4 du RNQ ?
L’indicateur 4 concerne l’ensemble des prestataires concourant au développement des compétences :
Formation
Applicable
Bilan de compétence
Applicable
CFA
Applicable
VAE
Applicable
Comment répondre à l’indicateur 4 de la Certification Qualiopi – RNQ ?
L’objectif de l’indicateur 4 de la certification Qualiopi – RNQ est d’analyser les besoins du bénéficiaire, en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné. Cette analyse permet de proposer une action de formation cohérente, adaptée aux attentes du bénéficiaire et aux enjeux du commanditaire. Ainsi, le prestataire doit démontrer que la démarche d’ingénierie est construite à partir d’échanges concrets et contextualisés.
Quels sont les éléments à présenter pour l’indicateur 4 ?
Traces de l’analyse du besoin
- Grille de recueil des besoins, questionnaire, entretien préalable, échange mail ou compte rendu d’entretien.
Lien avec l’entreprise et/ou le financeur
- Courriers, mails, cahier des charges, échanges formalisés avec l’employeur ou le financeur.
Justification de l’adaptation de l’action
- Description de l’objectif de formation en lien avec le besoin exprimé, personnalisation du contenu ou du parcours.
Preuves d’une co-construction éventuelle
- Collaboration avec le bénéficiaire, le financeur, ou l’entreprise pour définir les modalités pédagogiques ou les objectifs.
L’analyse du besoin comme socle de l’individualisation
L’analyse du besoin du bénéficiaire est bien plus qu’une simple étape préalable. Elle représente un levier stratégique dans la construction d’un parcours personnalisé. En recueillant les attentes, les objectifs et le contexte du bénéficiaire, le prestataire structure une réponse pédagogique adaptée. Cette démarche permet non seulement de renforcer l’engagement du stagiaire, mais aussi de mieux orienter les ressources. En effet, une formation construite à partir d’un diagnostic précis gagne en pertinence, en efficacité et en impact. Cette analyse permet également d’identifier les freins potentiels, comme une disponibilité limitée ou un manque de prérequis. Cela évite les ruptures en cours de parcours. En prenant en compte l’environnement professionnel du bénéficiaire, le prestataire inscrit son action dans une logique concrète. Il peut alors proposer une montée en compétences réellement utile. L’individualisation devient ainsi un marqueur fort de qualité, en phase avec les exigences du RNQ. Ce travail préparatoire, lorsqu’il est bien mené, facilite aussi la mise en place d’indicateurs internes de suivi. Finalement, analyser le besoin, c’est poser les fondations d’une démarche qualité solide. C’est également répondre à l’objectif de professionnalisation que poursuit la certification Qualiopi.
Des modalités d’analyse à adapter selon les prestations proposées
L’indicateur 4 s’applique à toutes les prestations couvertes par le référentiel Qualiopi. Toutefois, la manière d’analyser le besoin varie selon la nature de l’accompagnement. Pour une action de formation, le prestataire peut utiliser une fiche de recueil, un formulaire en ligne ou organiser un échange téléphonique. L’essentiel est de documenter cette phase. Pour un bilan de compétences, l’analyse repose souvent sur un entretien approfondi. Elle permet d’explorer les attentes du bénéficiaire et de construire une démarche personnalisée. Le contexte de la VAE exige une autre approche. Le prestataire doit vérifier l’adéquation entre le parcours du candidat et les exigences de la certification visée. Il s’agit donc d’une analyse technique, parfois complétée par un entretien. Dans le cas de formations en apprentissage, l’analyse doit aussi intégrer les besoins de l’entreprise, notamment en lien avec le poste ciblé. Dans tous les cas, les éléments recueillis doivent être conservés. Ils servent de preuve lors de l’audit Qualiopi. En s’adaptant à chaque situation, le prestataire démontre sa capacité à construire une réponse pertinente. Cette souplesse, encadrée par une méthode rigoureuse, renforce la qualité du service rendu. Elle montre aussi l’engagement du prestataire dans une démarche d’amélioration continue.
Ce que l’auditeur attend de l’indicateur 4 lors de l’audit Qualiopi
Lors de l’audit Qualiopi, l’indicateur 4 fait partie des points sensibles. L’auditeur ne cherche pas à évaluer la qualité pédagogique de la formation, mais bien à vérifier la réalité de l’analyse initiale. Ce qu’il attend : une preuve tangible que le besoin du bénéficiaire a été étudié, compris et pris en compte avant la contractualisation. Les éléments de preuve peuvent varier. Il peut s’agir d’une fiche de recueil, d’un compte rendu d’échange, d’un e-mail ou d’un formulaire signé. Le prestataire peut aussi présenter un extrait de CRM, une trace de visio ou encore un compte rendu d’entretien. L’auditeur vérifiera que ces éléments sont bien liés à l’action proposée, et qu’ils ont été utilisés pour adapter le parcours. En l’absence de preuve, un écart est constaté, ce qui fragilise l’ensemble du processus qualité. À l’inverse, une démarche claire et documentée renforce la crédibilité du prestataire. Elle montre que la formation est construite avec sérieux, sur la base d’un besoin réel. Pour cette raison, il est essentiel de formaliser cette phase, même lorsque la prestation semble « standard ». Cette exigence n’est pas une contrainte : elle valorise le travail de fond réalisé par les équipes pédagogiques.
Rappel du critère 2 :
L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations
Information importante : afin de bien comprendre l’objectif de cette page, veuillez noter que les éléments présentés sur ne garantissent pas l’obtention ou le maintien de la certification Qualiopi. En effet, il s’agit d’une aide au déploiement des exigences du référentiel national Qualité pour l’indicateur 4. De même, nous proposons ici des pistes de réflexion qui doivent permettre de répondre selon vos propres organisions et process. Sous cette réserve, nous déclinons toute responsabilité quant pilotage de votre démarche qualité et sa conformité au référentiel.
Nos domaines d’intervention
Nos consultants et auditeurs peuvent vous accompagner dans le cadre de la préparation de la certification Qualiopi. Celle-ci est aussi appelée Référentiel National Qualité – RNQ en lien avec le référentiel publié par décret.