Une obligation inscrite dans le RNQ
Le critère 4 du RNQ exige que votre organisme mobilise des moyens humains, techniques et pédagogiques en parfaite adéquation avec les prestations offertes. Il ne s’agit pas seulement d’exister, mais de démontrer un environnement propice à l’apprentissage : formateurs compétents, équipements adaptés, supports précieux, et organisation réfléchie.
Tous les types d’organismes sont concernés, qu’il s’agisse d’un centre de formation, d’un CFA, d’un prestataire VAE ou bilan. Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur examinera quatre indicateurs majeurs : disponibilité et pertinence des ressources (ind. 17), coordination des intervenants (ind. 18), mise à disposition des outils pédagogiques (ind. 19), et, pour les CFA, présence de personnels dédiés à la mobilité, au handicap ou au conseil de perfectionnement (ind. 20).
Au cœur de ce critère, il ne s’agit pas de faire du « tout numérique » ou d’acheter du matériel dernier cri. L’essentiel est de justifier le choix des moyens par leurs fonctions : ils servent bien les objectifs pédagogiques et répondent aux besoins des bénéficiaires.
Respecter le critère 4 Qualiopi, c’est garantir un écosystème positif pour la formation. C’est la preuve que vous ne misez pas sur des intentions, mais sur une réalité opérationnelle, structurée et pensée pour la qualité de l’expérience apprenante.
Qui est concerné par le critère 4 du RNQ ?
Le critère 4 du RNQ concerne l’ensemble des prestataires d’actions de développement des compétences souhaitant obtenir ou renouveler la certification Qualiopi. Peu importe la taille de la structure ou le nombre de bénéficiaires. Ce critère s’applique dès lors que vous dispensez une prestation de formation, de VAE, de bilan de compétences ou d’apprentissage.
Les organismes de formation
Les centres de bilan de compétences
Les CFA
Les centres de VAE
Supports acceptés pour répondre au critère 4 du RNQ
Pour prouver votre conformité au critère 4 du RNQ, vous devez être capable de présenter des documents clairs, datés et adaptés à la nature de vos prestations. Le guide de lecture Qualiopi n’impose pas un modèle unique. Il vous laisse libre de choisir les supports les plus cohérents avec votre organisation, à condition qu’ils soient cohérents, vérifiables et traçables.
Parmi les supports acceptés, on retrouvera donc naturellement :
Fiches de répartition des rôles
Fiches de poste
Plan de déroulement pédagogique
Consignes d’utilisation
Séances de prise en main
L’important n’est pas la quantité de documents, mais leur pertinence et leur capacité à démontrer une organisation solide, conforme au référentiel.
Comment démontrer que les moyens sont adaptés aux prestations ?
L’indicateur 17 du critère 4 du RNQ demande à chaque prestataire de démontrer que les moyens humains, techniques et pédagogiques mobilisés sont cohérents avec les prestations réalisées. Cette exigence s’applique à toutes les actions, qu’il s’agisse de formation, de VAE, de bilan de compétences ou d’apprentissage.
Il ne s’agit pas de disposer d’un équipement dernier cri ou d’une salle high-tech. Ce que le guide de lecture Qualiopi attend, c’est que les moyens mis en place soient fonctionnels, pertinents et suffisants pour permettre aux bénéficiaires d’atteindre les objectifs fixés.
Concrètement, cela signifie que les locaux doivent être adaptés à l’accueil des publics, que les outils numériques doivent fonctionner correctement, et que les intervenants disposent des ressources nécessaires pour assurer leur mission dans de bonnes conditions. Un organisme proposant des formations en ligne doit prouver que sa plateforme est accessible, stable et accompagnée d’un support technique. À l’inverse, un organisme en présentiel doit montrer que les salles, le matériel et les outils pédagogiques sont en adéquation avec les contenus.
L’audit Qualiopi vérifiera que vous avez évalué ces besoins en amont et que les moyens sont réellement mobilisés. Des fiches de matériel, plannings d’intervention, justificatifs de location de salle, ou documents d’organisation logistique peuvent appuyer votre réponse.
Ce que le critère Qualiopi attend ici, c’est une preuve de maîtrise et de cohérence opérationnelle. Vous ne devez pas seulement posséder les moyens, vous devez montrer que vous les utilisez de manière réfléchie et adaptée au service de la qualité de la prestation.
Comment coordonner les différents intervenants de l’action ? Critère 4 du RNQ
L’indicateur 18 du critère 4 du RNQ s’intéresse à un point souvent négligé : la coordination entre les intervenants impliqués dans une même action. Cette exigence concerne tous les types de prestations, qu’elles soient assurées par une seule personne ou par une équipe.
Le guide de lecture Qualiopi attend que vous soyez en mesure de prouver que les rôles sont clairement répartis, que les informations circulent, et que l’ensemble reste cohérent. Cela permet d’éviter les redondances, les oublis ou les contradictions dans la mise en œuvre pédagogique.
Concrètement, cela peut se traduire par des réunions de cadrage, des plannings partagés, des fiches de mission, ou des plans de formation précisant qui fait quoi et à quel moment. Si plusieurs formateurs interviennent sur un même parcours, l’audit Qualiopi attendra des éléments prouvant que chacun connaît son rôle, les objectifs à atteindre, et les temps forts du dispositif.
Même si vous êtes le seul intervenant, vous devez répondre à cet indicateur. Dans ce cas, vous pouvez simplement expliquer dans un document que vous êtes l’unique personne mobilisée, ce que vous faites à chaque étape, et comment vous organisez votre intervention de manière structurée.
Ce que cherche ici le critère Qualiopi, c’est la preuve d’un fonctionnement clair et maîtrisé. Une bonne coordination garantit une action fluide, cohérente et professionnelle, ce qui renforce la qualité de l’expérience pour le bénéficiaire.
Comment mettre à disposition les ressources pédagogiques et favoriser leur appropriation ?
L’indicateur 19 du critère 4 du RNQ ne se contente pas de vérifier que les supports pédagogiques existent. Il impose de prouver que ces ressources sont mises à disposition des bénéficiaires et qu’ils peuvent réellement se les approprier pour progresser.
Le guide de lecture Qualiopi attend une double action de la part du prestataire : fournir les outils nécessaires à l’apprentissage, mais aussi accompagner leur utilisation. Cela signifie que les documents, supports numériques, exercices, plateformes ou guides doivent être accessibles au bon moment, avec des consignes claires sur leur usage.
L’appropriation ne va pas de soi. Il ne suffit pas de remettre un fichier PDF ou d’ouvrir l’accès à une plateforme. Le bénéficiaire doit comprendre à quoi servent les supports, comment les utiliser, mais aussi quand les mobiliser dans son parcours. Cela peut se faire à l’oral, via un atelier de prise en main, une fiche explicative ou des consignes intégrées au déroulé pédagogique.
Pour prouver votre conformité, vous pouvez donc fournir des exemples de ressources, des preuves de transmission, des captures d’écran, des consignes pédagogiques, ou encore des comptes rendus de temps d’appropriation. L’audit Qualiopi portera une attention particulière à la cohérence entre les ressources proposées et les objectifs de la prestation.
En respectant cet indicateur, vous montrez que vous allez au-delà de la simple diffusion de contenu. Vous agissez pour que chaque bénéficiaire comprenne, utilise et tire pleinement profit des outils mis à sa disposition. C’est un pilier essentiel de la réussite de l’apprentissage.
Spécificités CFA : référents, mobilité, handicap, conseil de perfectionnement
L’indicateur 20 du critère 4 du RNQ concerne uniquement les centres de formation d’apprentis (CFA). Il introduit des exigences spécifiques, directement liées aux missions d’un CFA dans le cadre de l’apprentissage. Le guide de lecture Qualiopi insiste sur trois points essentiels : la mobilité, le handicap, et la gouvernance pédagogique.
Pour être conforme, un CFA doit d’abord désigner des référents clairement identifiés pour accompagner la mobilité nationale ou internationale des apprentis. Ces référents doivent informer, conseiller et soutenir les projets de départ en mobilité, en lien avec les partenaires et dispositifs existants. Ce rôle doit être formalisé, avec des documents de mission ou de preuve d’action.
Deuxième point : le CFA doit également disposer d’un référent handicap. Celui-ci veille à l’accessibilité des formations, des locaux, des évaluations, et plus largement à l’inclusion des apprenants en situation de handicap. Il ne s’agit pas d’un rôle symbolique : ce référent doit pouvoir agir, proposer des adaptations et mobiliser les aides externes si nécessaire.
Enfin, le CFA doit mettre en place un conseil de perfectionnement. Il s’agit d’une instance composée de représentants des apprentis, de l’équipe pédagogique, des employeurs et de partenaires. Ce conseil se réunit au moins une fois par an pour améliorer les conditions de formation, l’accompagnement et l’adéquation aux besoins des entreprises.
Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur attendra des preuves concrètes : nominations officielles, rapports d’activité, comptes rendus de réunions. En respectant cet indicateur, le CFA démontre son engagement à offrir un accompagnement global et structuré, conforme à la mission de service public confiée à l’apprentissage.
FAQ – Critère 4 du RNQ
Faut-il obligatoirement du matériel informatique pour être conforme au critère 4 ?
Non. Le critère 4 du RNQ n’exige pas un type de matériel en particulier. Vos moyens doivent simplement être adaptés à vos prestations. Si vous proposez des formations en présentiel sans outils numériques, cela peut convenir, à condition de le justifier.
Je suis seul à intervenir. L’indicateur sur la coordination des intervenants me concerne-t-il ?
Oui. Même si vous êtes seul, vous devez démontrer que votre organisation est claire et cohérente. Vous pouvez indiquer que vous assurez toutes les étapes et expliquer comment vous structurez votre intervention.
Puis-je utiliser des outils gratuits comme Google Drive ou Canva comme ressources pédagogiques ?
Oui, à condition que ces outils soient utiles à l’apprenant, disponibles pendant la formation, et accompagnés de consignes claires. Vous devez aussi pouvoir prouver que vous les utilisez de manière régulière et pertinente.
Faut-il une plateforme LMS pour valider l’indicateur 19 ?
Non. Le guide de lecture Qualiopi ne vous impose pas de plateforme. Un simple envoi d’e-mails avec les supports peut suffire, si vous prouvez que le bénéficiaire reçoit, comprend et utilise les documents transmis.
Le conseil de perfectionnement est-il obligatoire pour les organismes hors CFA ?
Non. L’indicateur 20 s’applique uniquement aux CFA. Si vous ne dispensez pas de formations en apprentissage, vous n’avez pas à justifier cet indicateur lors de votre audit Qualiopi.
Dois-je conserver des preuves pour chaque indicateur du critère 4 ?
Oui. Vous devez être en mesure de présenter des éléments concrets et datés à l’auditeur : documents, photos, échanges, comptes rendus, etc. La traçabilité est essentielle pour démontrer votre conformité.
Pour conclure :
Le critère 4 du RNQ joue un rôle central dans l’évaluation de la qualité opérationnelle de votre organisme. Il ne suffit pas de proposer une prestation : vous devez démontrer que vous mobilisez les bons moyens, que vous coordonnez vos intervenants avec rigueur, et que vos ressources pédagogiques sont réellement accessibles et utiles aux bénéficiaires.
Si vous êtes un CFA, ce critère intègre aussi des obligations spécifiques liées à votre mission d’accompagnement renforcé. Chaque indicateur du guide de lecture Qualiopi vous pousse à structurer votre organisation en profondeur.
Respecter ce critère, c’est prouver que vous êtes en capacité de mettre en œuvre des actions de qualité, dans un environnement maîtrisé, stable et pensé pour la réussite des apprenants. Un enjeu fondamental pour obtenir, mais aussi maintenir dans la durée, votre certification Qualiopi.