Une obligation inscrite dans le RNQ
Le critère 3 du RNQ vise un enjeu fondamental : organiser un accueil, un suivi et une évaluation adaptés au public. Il garantit que chaque apprenant bénéficie d’un accompagnement personnalisé, structuré et bienveillant.
Le guide de lecture Qualiopi indique que ce critère couvre tout le parcours : de l’accueil et des conditions de déroulement jusqu’à la motivation, l’évaluation et, pour les apprentis, la coordination avec l’entreprise et la sensibilisation citoyenne. Il impose une approche globale et cohérente du suivi pédagogique .
Cela inclut des éléments précis : informer l’apprenant sur les conditions de déroulement (indicateur 9), adapter la prestation (10), évaluer les acquis (11), favoriser l’engagement (12), puis soutenir les apprentis (indicateurs 13 à 15) et préparer la présentation à la certification si besoin (16) .
Ce critère touche tous les prestataires : organismes de formation, CFA, structures de VAE ou de bilan. L’audit Qualiopi vérifiera la cohérence de votre dispositif d’accompagnement : motivation, évaluation, coordination, soutien et clarté. En respectant le critère 3 Qualiopi, vous démontrez que vous ne proposez pas une offre uniforme, mais une démarche de formation centrée sur le bénéficiaire, évolutive et mesurée.
Qui est concerné par le critère 3 du RNQ ?
Le critère 3 du RNQ s’adresse à tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Que vous proposiez de la formation professionnelle, du bilan de compétences, de la VAE ou de l’apprentissage, vous êtes concerné. Ce critère impose de garantir un accompagnement adapté à chaque étape du parcours.
Les organismes de formation
Les centres de bilan de compétences
Les CFA
Les centres de VAE
Certains indicateurs sont communs à tous les prestataires. C’est le cas de ceux qui concernent les conditions d’accueil, l’adaptation des contenus, ou l’évaluation des résultats. D’autres, en revanche, ne concernent que les CFA. C’est le cas des indicateurs 13, 14 et 15, qui portent sur la coordination avec l’entreprise, la progression du jeune et la sensibilisation à la citoyenneté
Conditions de déroulement : informer et rassurer dès le départ – Critère 3 du RNQ
Le critère 3 du RNQ commence par un principe simple : un bénéficiaire bien informé est un bénéficiaire mieux engagé. L’indicateur 9 impose de fournir, dès le début, des éléments clairs sur les conditions de déroulement de la prestation. Le guide de lecture Qualiopi insiste sur cette phase d’accueil et d’explication.
L’objectif est de rassurer, cadrer et clarifier. Le bénéficiaire doit savoir comment va se dérouler l’action : contenu, durée, rythme, outils, méthodes, évaluations, règles à respecter. Ce n’est pas une formalité administrative. C’est un moment clé de la relation de confiance.
Concrètement, cela peut passer par la remise d’un livret d’accueil, d’un courrier de convocation, d’un règlement intérieur ou d’un document d’organisation pédagogique. Ces éléments doivent contenir les informations essentielles : planning, horaires, lieux, contacts utiles, consignes de sécurité, modalités d’accès en cas de handicap, etc.
L’audit Qualiopi portera une attention particulière à la traçabilité de cette information. L’auditeur vérifiera que vous informez bien chaque bénéficiaire avant l’entrée en action, et que les documents sont adaptés au public (clarté, lisibilité, accessibilité).
Cette étape s’applique à tous les types d’action : formation, VAE, bilan, apprentissage. Elle montre que l’organisme est structuré, organisé, et soucieux de la qualité de l’expérience vécue par le bénéficiaire.
En respectant cet indicateur du critère Qualiopi, vous posez un cadre solide dès le départ. Vous montrez que votre action ne repose pas sur l’improvisation, mais sur une organisation claire, partagée et transparente.
Supports acceptés pour répondre au critère 1 du RNQ
Le critère 3 du RNQ exige de démontrer que chaque bénéficiaire est correctement accueilli, accompagné et évalué tout au long de son parcours. Pour prouver votre conformité, vous devez fournir des documents clairs, datés et facilement consultables. Le guide de lecture Qualiopi n’impose aucun format unique, mais attend une traçabilité rigoureuse.
Parmi tous les supports acceptés, on retrouve par exemple :
Une Fiche d’information programme
Un journal de liaison entreprise
Un règlement d’examen
Des entretiens de positionnement
Des grilles de compétences
Un planning d’alternance
En résumé, vous pouvez utiliser vos outils actuels, à condition qu’ils soient adaptés, datés et exploitables lors de l’audit Qualiopi.
Adapter la prestation au public bénéficiaire
Le critère 3 du RNQ, à travers l’indicateur 10, insiste sur un point central : la capacité du prestataire à adapter la prestation aux besoins, aux acquis et aux attentes du bénéficiaire. Il ne s’agit pas seulement de personnaliser le contenu, mais d’ajuster aussi les méthodes, les supports, voire la durée, en fonction de la situation réelle.
L’adaptation commence dès l’accueil. Un positionnement ou un entretien en amont permet d’identifier le niveau, les contraintes, les objectifs et parfois les freins du participant. Cette analyse vous guide ensuite pour ajuster le déroulé de l’action. Le guide de lecture Qualiopi attend que cette démarche soit formalisée et tracée.
L’adaptation peut concerner plusieurs aspects : la pédagogie (plus visuelle, plus pratique, plus théorique), le rythme (temps partiel, intensif), la durée (allongée ou allégée), les supports (écrits, oraux, numériques), ou encore les modalités (présentiel, distanciel, mixte).
Ce que l’audit Qualiopi évalue ici, ce n’est pas votre capacité à tout changer pour chaque participant, mais votre aptitude à ajuster intelligemment votre action. Vous devez prouver que vous êtes capable de vous adapter sans perdre la cohérence globale du programme.
Des fiches de suivi individualisées, des modifications de programme justifiées, ou des compte-rendus pédagogiques peuvent faire office de preuve. En montrant que vous tenez compte du public réel, vous validez pleinement cet indicateur du critère Qualiopi.
Cette démarche renforce la qualité de votre offre et l’implication du bénéficiaire. Elle montre que votre organisme ne fonctionne pas sur un modèle figé, mais sur une logique d’adaptation et de réactivité.
Évaluer l’atteinte des objectifs de formation
L’indicateur 11 du critère 3 du RNQ impose à tout prestataire d’évaluer les acquis des bénéficiaires à l’issue de la prestation. L’objectif est simple : vérifier si les objectifs fixés en amont ont bien été atteints. Ce point est central dans la logique de qualité exigée par la certification Qualiopi.
Le guide de lecture Qualiopi précise que cette évaluation doit donc être cohérente avec les objectifs annoncés. Si vous avez défini des compétences opérationnelles à acquérir, vous devez ainsi être en mesure de les mesurer concrètement. Cela passe par des outils adaptés : quizz, études de cas, mises en situation, mais aussi dossiers pratiques, etc.
L’évaluation peut prendre plusieurs formes, mais elle doit toujours être tracée et justifiable. Un simple échange oral, non formalisé, ne suffit pas. Vous devez pouvoir présenter une preuve écrite ou numérique que l’évaluation a bien eu lieu, et que son contenu est aligné avec ce qui a été enseigné.
Cette exigence concerne tous les types de prestations : formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage. Même pour des accompagnements individualisés, vous devez définir des critères d’appréciation, aussi simples soient-ils.
L’audit Qualiopi vous demandera des exemples concrets : une grille de notation, un corrigé, un retour personnalisé, ou un rapport d’évaluation. Il vérifiera la cohérence entre vos objectifs pédagogiques, les contenus transmis, et les résultats mesurés.
En appliquant cet indicateur du critère Qualiopi, vous montrez que votre action ne se limite pas à transmettre un savoir. Vous montrez que vous validez une progression, ce qui renforce la crédibilité de votre prestation et la satisfaction du bénéficiaire.
Favoriser l’engagement et prévenir les ruptures
L’indicateur 12 du critère 3 du RNQ aborde une dimension souvent sous-estimée : le maintien de l’engagement des bénéficiaires tout au long de la prestation. Le guide de lecture Qualiopi attend des actions concrètes pour favoriser l’implication, limiter les abandons et, si nécessaire, proposer des alternatives adaptées.
L’engagement ne se décrète pas. Il se construit. Il repose sur plusieurs leviers : la clarté des objectifs, la pertinence du contenu, la qualité de la relation pédagogique, et la capacité à identifier rapidement les signes de décrochage. Un bénéficiaire désengagé est un bénéficiaire en risque de rupture. Le critère Qualiopi vous invite donc à agir en amont de la difficulté.
Les actions possibles sont nombreuses : points réguliers avec l’apprenant, bilans intermédiaires, outils de suivi de l’assiduité, entretiens de remotivation, aménagements ponctuels… Ce sont ces initiatives, même simples, que l’audit Qualiopi valorisera. L’important est de prouver que vous êtes attentif au parcours de chacun.
Si une rupture se produit malgré tout, vous devez être en mesure d’en tracer les causes, d’expliquer ce qui a été tenté, et éventuellement de proposer une solution de réorientation ou de reprise. Cela montre que votre structure prend ses responsabilités et reste centrée sur le bénéficiaire.
Des fiches de suivi, des comptes rendus d’entretien, des plans d’actions personnalisés ou des courriels de relance peuvent servir de preuve. L’essentiel est d’agir, et de garder une trace de vos démarches.
En répondant à cet indicateur du critère 3 Qualiopi, vous démontrez que votre engagement ne s’arrête pas à la transmission de contenu, mais s’inscrit dans un véritable accompagnement humain et pédagogique.
Spécificités CFA : coordination avec l’entreprise – Critère 3 du RNQ
L’indicateur 13 du critère 3 du RNQ concerne exclusivement les centres de formation d’apprentis (CFA). Il impose de mettre en place une coordination réelle et efficace entre l’organisme de formation et l’entreprise d’accueil. L’objectif est de garantir un parcours cohérent entre les temps passés en centre et en entreprise.
Le guide de lecture Qualiopi attend ici des preuves d’échanges réguliers, de planification partagée, et de suivi individualisé. L’apprenti ne doit pas vivre deux expériences isolées. Il doit sentir que CFA et entreprise travaillent ensemble à sa progression, sur un projet commun.
Concrètement, cela peut passer par l’élaboration d’un planning de l’alternance, des réunions tripartites, des journaux de liaison, ou des rapports de visites en entreprise. Chaque action doit donc viser à renforcer la cohérence du parcours entre la formation théorique et la mise en pratique en entreprise.
L’audit Qualiopi vérifiera que cette coordination est bien structurée et formalisée. Il ne suffit pas de dire que les échanges ont lieu. Il faut les documenter, en prouvant que le CFA suit la progression de l’apprenti dans son environnement professionnel.
L’entreprise doit également être informée des objectifs pédagogiques, des compétences visées, et du rythme de l’alternance. Ce lien est indispensable pour que l’encadrement soit cohérent.
En répondant à cet indicateur du critère Qualiopi, le CFA montre qu’il ne délègue pas la moitié du parcours à l’entreprise, mais qu’il en reste acteur et garant, dans une logique d’accompagnement partagé.
Spécificités CFA : citoyenneté, droits et devoirs
L’indicateur 14 du critère 3 du RNQ s’adresse uniquement aux CFA. Il rappelle une mission essentielle des centres de formation d’apprentis : accompagner les jeunes dans leur rôle de futur citoyen, au-delà de la seule dimension professionnelle.
Le guide de lecture Qualiopi précise donc que les CFA doivent mettre en place des actions concrètes pour sensibiliser les apprentis à leurs droits, devoirs, responsabilités et valeurs républicaines. Cela englobe des thèmes comme la sécurité, l’hygiène, le respect des règles, mais aussi la vie collective et citoyenne.
Il ne s’agit pas uniquement d’aborder ces sujets à l’oral. Vous devez proposer un contenu structuré, formalisé et traçable. Cela peut prendre la forme d’un module d’intégration, d’un livret spécifique remis à l’apprenti, de séances d’échanges, de vidéos pédagogiques ou de supports numériques. Le contenu doit être clair, adapté à l’âge et au niveau des publics.
L’audit Qualiopi attend des preuves concrètes de cette sensibilisation. Il vérifiera que le CFA ne se limite pas à une simple clause dans le règlement intérieur, mais qu’il met réellement en œuvre une démarche éducative sur ces sujets.
Vous pouvez conserver des supports de présentation, des fiches émargées, des traces de parcours d’intégration, ou des éléments de communication interne. Chaque preuve doit montrer que cette sensibilisation est bien réalisée, adaptée et actualisée.
En répondant à cet indicateur du critère Qualiopi, vous affirmez votre rôle de formateur, mais aussi d’éducateur, dans un cadre structuré qui dépasse la seule transmission de compétences techniques.
Présenter les candidats à la certification – Critère 3 du RNQ
L’indicateur 16 du critère 3 du RNQ concerne les organismes qui préparent leurs bénéficiaires à une certification professionnelle enregistrée au RNCP. Il impose de s’assurer que les candidats sont bien présentés aux sessions d’évaluation, dans des conditions conformes aux exigences du certificateur.
Le guide de lecture Qualiopi précise que cette présentation ne doit rien laisser au hasard. L’organisme doit s’assurer que toutes les étapes sont respectées : information du bénéficiaire, respect des délais, constitution du dossier, inscription à l’examen ou à la session d’évaluation finale.
Il ne suffit pas d’indiquer que la formation mène à une certification. Vous devez prouver que vous accompagnez les candidats jusqu’au bout, et que vous respectez les procédures de l’autorité de certification. L’audit Qualiopi vérifiera que ce processus est bien structuré, anticipé et documenté.
Les preuves acceptées peuvent inclure des reçus d’inscription, des plannings de sessions, des relevés de décisions, ou des échanges de mail avec l’organisme certificateur. Si vous êtes vous-même certificateur, vous devez démontrer que vos propres modalités respectent les exigences du répertoire concerné.
Ce point est donc crucial pour les parcours certifiants. Il montre que votre engagement va ainsi au-delà de la simple préparation pédagogique. Vous garantissez au bénéficiaire qu’il ira jusqu’à l’évaluation, dans des conditions fiables, légitimes et équitables.
En respectant cet indicateur du critère Qualiopi, vous renforcez ainsi la crédibilité de votre offre. Vous prouvez que vous maîtrisez l’ensemble du parcours certifiant, de la formation à la présentation effective à la certification.
FAQ – Critère 3 du RNQ
Doit-on systématiquement remettre un livret d’accueil aux bénéficiaires ?
Non, ce n’est pas obligatoire. Mais vous devez prouver que vous informez clairement chaque personne sur les conditions de déroulement. Un livret, un mail ou une fiche programme peuvent suffire, s’ils contiennent les informations attendues.
Comment prouver qu’on adapte la prestation au public ?
Vous pouvez présenter une fiche de positionnement, une adaptation du programme, ou un compte rendu pédagogique. Le tout doit être daté, lié à l’action et retraçable lors de l’audit Qualiopi.
Et si la personne quitte la formation avant la fin ?
Il faut montrer que vous avez mis en place des actions pour maintenir son engagement, et que vous avez analysé les raisons de la rupture. L’important est de démontrer que vous avez réagi, et pas laissé faire.
Les indicateurs 13 à 15 concernent-ils tous les organismes ?
Non, ces trois indicateurs s’appliquent uniquement aux CFA. Si vous ne faites pas d’apprentissage, vous n’êtes pas concerné. Vous devez simplement l’indiquer dans votre documentation.
La présentation à la certification est-elle obligatoire pour toutes les formations ?
Non. L’indicateur 16 ne s’applique que si votre formation prépare à une certification enregistrée au RNCP. Si ce n’est pas le cas, vous devez l’expliquer à l’auditeur, mais vous ne serez pas évalué sur ce point.
Pour conclure :
Le critère 3 du RNQ vous engage à suivre chaque bénéficiaire avec attention, du premier jour jusqu’à la fin du parcours. Accueil, adaptation, évaluation, prévention des ruptures : chaque étape compte. Ce critère reflète votre capacité à accompagner, soutenir et structurer l’expérience de formation de manière individualisée.
En respectant les attendus du guide de lecture Qualiopi, vous montrez que votre organisme place le bénéficiaire au cœur de sa démarche. Et surtout, vous abordez l’audit Qualiopi avec des preuves solides, concrètes et alignées sur les exigences du référentiel.