Une obligation inscrite dans le RNQ
Le critère 2 de Qualiopi a pour but d’aider les organismes à concevoir leurs prestations à partir d’une base solide : les besoins réels du public. Avant de créer une formation, un accompagnement ou un parcours de VAE, il est essentiel de comprendre à qui l’on s’adresse, dans quel contexte, et avec quels objectifs.
La certification Qualiopi ne se contente pas de vérifier la qualité d’une animation. Elle s’intéresse à ce qui précède. Ce critère demande de réfléchir aux attentes des bénéficiaires, aux exigences du financeur, ou encore aux contraintes d’un secteur professionnel. Il impose de poser les choses clairement : à quoi sert la prestation, pour qui, et dans quel cadre.
Le guide de lecture Qualiopi précise ce que l’on attend à cette étape. Les indicateurs 4 à 8 concernent l’analyse du besoin, la définition d’objectifs évaluables, la construction du contenu, l’adéquation avec une certification éventuelle, et le positionnement du bénéficiaire en amont. Chaque point pousse à penser une action vraiment utile et ciblée.
Ce critère Qualiopi s’applique à toutes les catégories d’action : formation, apprentissage, VAE, bilan de compétences. Il concerne aussi bien les grandes structures que les indépendants. Lors de l’audit Qualiopi, il faudra démontrer que la conception de votre prestation repose sur des choix justifiés et adaptés au public.
Respecter ce critère, c’est donner du sens à votre offre. C’est aussi montrer que vous ne formez pas par habitude, mais parce que cela répond à un besoin bien identifié.
Qui est concerné par le critère 2 du RNQ ?
Le critère 2 du RNQ s’applique à tous les prestataires d’actions de développement des compétences qui souhaitent obtenir la certification Qualiopi. Aucun type d’organisme n’est exclu. Que vous soyez formateur indépendant, centre de formation, CFA, ou structure spécialisée dans la VAE ou le bilan de compétences, vous êtes concerné.
Les organismes de formation
Les centres de bilan de compétences
Les CFA
Les centres de VAE
Pourquoi analyser les besoins en amont pour répondre au critère 2 de Qualiopi ?
L’analyse des besoins est le point de départ de toute action conforme au critère 2 du RNQ. Avant de concevoir un contenu, il faut comprendre pourquoi l’action est nécessaire et à qui elle s’adresse. Cette étape n’est pas facultative. Elle est au cœur des exigences du guide de lecture Qualiopi.
Analyser les besoins permet d’aligner votre offre avec une problématique réelle. Cela peut être une évolution professionnelle, une exigence réglementaire, un besoin identifié par un employeur ou un souhait de reconversion. Sans cette analyse, vous risquez de proposer une prestation trop large, peu ciblée, ou inadaptée au public.
L’analyse peut prendre plusieurs formes. Elle peut s’appuyer sur un échange avec le commanditaire, une étude sectorielle, un questionnaire, un entretien avec le bénéficiaire mais aussi une fiche de recueil des attentes. Ce qui compte, c’est la traçabilité de la démarche. L’auditeur Qualiopi doit pouvoir constater que vous n’avez pas conçu l’action au hasard.
Dans le cadre d’une action de formation professionnelle, cette analyse aide à définir des objectifs concrets et un déroulé cohérent. Pour un bilan de compétences ou une action de VAE, elle permet d’identifier les leviers et les freins propres à la personne. Dans tous les cas, cette étape pose les fondations du parcours.
Respecter ce volet du critère Qualiopi, c’est aussi valoriser votre posture d’accompagnement. Vous montrez que vous écoutez, que vous adaptez, et que vous cherchez à répondre avec précision à une situation donnée.
En somme, analyser les besoins, c’est faire preuve de professionnalisme. Et c’est une preuve incontournable lors de votre audit Qualiopi.
Supports acceptés pour répondre au critère 2 du RNQ
Pour répondre au critère 2 du RNQ, vous devez prouver que la prestation a été conçue à partir d’éléments concrets : analyse des besoins, objectifs, adaptation aux publics. Cela suppose donc de conserver des traces écrites de votre démarche. L’audit Qualiopi repose en grande partie sur la capacité à produire ces preuves.
Le guide de lecture Qualiopi ne vous impose pas de modèle unique. Vous êtes libre d’utiliser les supports les plus adaptés à votre activité. Ce qui compte, c’est la clarté, la cohérence, mais aussi la traçabilité des informations.
Parmi les supports acceptés, on retrouvera donc naturellement :
Une fiche de diagnostic
Un référentiel de compétences
Des programmes pédagogiques détaillés
Une fiche de positionnement
Une fiche action
Entretien d’accueil formalisé
Aussi, tous ces supports doivent être datés, classés et facilement accessibles. Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur vérifiera leur existence, leur pertinence, et leur lien direct avec l’action concernée.
En résumé, le critère 2 de Qualiopi vous laisse libre sur la forme, mais exige une preuve rigoureuse du fond.
Comment définir des objectifs opérationnels et évaluables pour le critère 2 de Qualiopi ?
Le critère 2 du RNQ insiste sur la nécessité de formuler des objectifs clairs, opérationnels et évaluables. Cette exigence, précisée dans le guide de lecture Qualiopi, vise à garantir que chaque prestation repose sur une intention pédagogique précise, adaptée aux besoins identifiés.
Un objectif opérationnel décrit ce que le bénéficiaire sera capable de faire à l’issue de l’action. Il ne doit pas rester flou ou théorique. Par exemple, « améliorer ses connaissances en comptabilité » est trop vague. En revanche, « réaliser un bilan comptable simplifié en autonomie » est un objectif opérationnel. Il décrit une action concrète, observable, et liée à une compétence.
Un objectif évalué doit être mesurable. Cela signifie que vous devez pouvoir vérifier si le bénéficiaire l’a atteint. L’évaluation peut prendre plusieurs formes : quizz, mise en situation, étude de cas, grille d’observation, etc. Ce point est fondamental pour la certification Qualiopi. Sans évaluation possible, l’objectif reste abstrait.
La formulation des objectifs dépend aussi du type d’action. En formation, ils sont généralement structurés autour de blocs de compétences. En bilan de compétences, ils peuvent concerner des étapes du parcours. En VAE, ils doivent être cohérents avec le référentiel métier visé.
L’audit Qualiopi portera une attention particulière à ce point. L’auditeur vérifiera si les objectifs sont bien définis, s’ils sont cohérents avec les besoins analysés, et s’ils permettent une évaluation. Il pourra vous demander sur quels documents ils figurent (fiche programme, plan de formation, supports internes).
En bref, des objectifs bien construits donnent du sens à votre action, structurent votre contenu, et facilitent la preuve de conformité au critère Qualiopi.
Comment adapter les contenus et les modalités aux publics bénéficiaires pour répondre au critère 2 de Qualiopi ?
Le critère 2 du RNQ ne se limite pas à l’analyse des besoins et à la définition des objectifs. Il impose aussi d’adapter le contenu et les modalités de la prestation au profil du public. Le guide de lecture Qualiopi insiste sur cette capacité d’ajustement, essentielle pour répondre aux exigences de la certification Qualiopi.
Adapter, c’est d’abord tenir compte des caractéristiques du bénéficiaire. Son niveau d’entrée, ses contraintes personnelles, son expérience professionnelle, ses objectifs. Une personne en reconversion, un salarié en poste ou un jeune en apprentissage n’ont pas les mêmes attentes, ni les mêmes besoins pédagogiques.
Le contenu de votre action doit donc évoluer en fonction de ces éléments. Vous pouvez ajuster la durée, le rythme, les exemples utilisés, ou la structure des modules. Le fond reste le même, mais la forme change pour s’adapter.
Les modalités pédagogiques sont elles aussi concernées. Vous pouvez proposer une formation en présentiel, en distanciel, en alternance ou en blended learning. L’important, c’est de montrer que ce choix repose sur une logique : accessibilité, efficacité, engagement du bénéficiaire.
Pour prouver cette adaptation, vous pouvez vous appuyer sur des fiches de personnalisation, des entretiens de positionnement, ou des documents internes expliquant les choix pédagogiques. Ces éléments doivent être traçables et facilement consultables lors de l’audit Qualiopi.
En résumé, le critère Qualiopi vous demande de passer d’une logique standard à une logique ciblée. Chaque action doit être pensée pour un public réel, pas théorique. C’est cette attention portée à l’adaptation qui démontre la qualité et la pertinence de votre offre.
Que faire si la prestation prépare à une certification professionnelle ? Critère 2 du RNQ
Certaines actions de formation visent l’obtention d’une certification professionnelle inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique. Dans ce cas, le critère 2 du RNQ exige une attention particulière. Le contenu de la prestation doit être aligné avec les exigences officielles de la certification visée.
Le guide de lecture Qualiopi est très clair sur ce point : vous devez démontrer que votre action prépare bien à un ou plusieurs blocs de compétences du référentiel concerné. Il ne suffit pas de l’indiquer dans le titre de la formation. Vous devez le prouver en montrant les correspondances entre votre contenu pédagogique et les attendus du référentiel de certification.
Cela implique un travail de mise en cohérence. Votre programme de formation doit reprendre les compétences, les objectifs, voire les modalités d’évaluation décrits dans le référentiel. Si vous adaptez certaines séquences, vous devez expliquer pourquoi et sur quels éléments vous vous appuyez (public spécifique, durée, contraintes de terrain…).
Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur pourra vous demander de présenter le lien formel entre votre programme et la certification visée. Il pourra aussi vérifier si les modalités d’évaluation sont adaptées au niveau attendu. Si ce lien n’est pas clair ou mal documenté, cela pourra entraîner une non-conformité.
Vous pouvez utiliser des tableaux de correspondance, des extraits du référentiel officiel, ou des documents internes qui expliquent votre ingénierie pédagogique. Ce sont des preuves solides pour démontrer votre conformité.
En résumé, si votre prestation prépare à une certification professionnelle, vous devez construire votre offre en respectant son référentiel. C’est une exigence forte du critère Qualiopi.
Comment mettre en place un positionnement en amont de la prestation ?
Le critère 2 du RNQ prévoit que le prestataire évalue, avant le démarrage de l’action, le niveau et les besoins du bénéficiaire. Cette étape est appelée positionnement. Elle permet d’ajuster le contenu, les méthodes et parfois la durée de la prestation. Le guide de lecture Qualiopi la considère comme une composante essentielle de la qualité.
Le positionnement n’est pas un test standardisé imposé à tous. Il s’agit d’une démarche souple, mais structurée, qui vise à mieux connaître la personne que vous allez accompagner. Cela peut se faire à travers un questionnaire, un entretien, une grille d’analyse, ou encore un échange formalisé. L’objectif est de recueillir les informations utiles pour proposer un parcours réellement adapté.
Cette étape permet aussi de vérifier que le bénéficiaire remplit les prérequis nécessaires. Elle évite d’orienter une personne vers une formation inadaptée à son niveau, à ses objectifs ou à son contexte professionnel. En cela, elle sécurise le parcours.
Le guide de lecture Qualiopi insiste sur la nécessité de tracer cette démarche. Vous devez donc pouvoir prouver qu’un positionnement a bien été réalisé, même s’il a été simple. Conservez des fiches, des comptes rendus mais aussi des grilles remplies. Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur s’attendra à retrouver ces éléments dans votre processus.
Le positionnement en amont est une marque de sérieux. Il montre que vous ne proposez pas une solution toute faite, mais un parcours pensé pour la personne. C’est un levier puissant pour garantir la pertinence, la motivation et la réussite de vos bénéficiaires. Et c’est un indicateur important de conformité au critère Qualiopi.
FAQ sur le critère 2 du RNQ :
L’analyse des besoins est-elle obligatoire pour chaque bénéficiaire ?
Oui, le critère 2 du RNQ impose de justifier la conception de chaque action. L’analyse peut être collective (commanditaire) ou individuelle (bénéficiaire). L’essentiel est de montrer que l’action répond à un besoin identifié.
Peut-on utiliser un modèle unique de programme pour tous les publics ?
Non. Le guide de lecture Qualiopi attend une adaptation des contenus et des modalités. Un tronc commun est possible, mais vous devez prouver que vous ajustez en fonction du public ou du contexte.
Faut-il formaliser le positionnement même s’il est informel ?
Oui. L’audit Qualiopi exige une trace. Un échange oral peut suffire, mais vous devez en garder une preuve écrite : fiche, note, mail, ou tout autre document daté.
Que faire si la prestation ne vise pas de certification professionnelle ?
Dans ce cas, l’indicateur concerné ne s’applique pas. Vous devez toutefois l’indiquer clairement dans votre documentation pour éviter toute confusion pendant l’audit.
Comment prouver que les objectifs sont opérationnels et évaluables ?
Présentez-les dans un document structuré (programme, fiche pédagogique). Utilisez des verbes d’action, des formulations concrètes, et montrez comment l’évaluation permet de mesurer leur atteinte.
Pour conclure :
Le critère 2 de Qualiopi pose les bases de toute action de formation ou d’accompagnement de qualité. Il vous demande de partir du besoin réel, de fixer des objectifs adaptés, et de construire une réponse cohérente. Ce critère ne s’improvise pas : il s’anticipe, se formalise et se justifie.
En respectant les attendus du guide de lecture Qualiopi, vous montrez que chaque prestation est pensée pour un public précis, avec une logique pédagogique claire. Vous gagnez en pertinence, en crédibilité et en efficacité. Et vous abordez l’audit Qualiopi avec plus de confiance.