Lors d’un audit de certification QSE (ISO 9001, ISO 45001…), la maintenance préventive est toujours prise en compte. Il faut dire qu’elle correspond à un indicateur direct de la maîtrise de vos processus. Et comme un auditeur indépendant veut obtenir la preuve que l’organisation anticipe les risques plutôt que de les subir, il y a tout intérêt à avoir un logiciel GMAO adapté. C’est ce que nous allons tenter de démontrer dans les lignes qui vont suivre.
Pourquoi la maintenance préventive est-elle si importante ?
Rappelons quelques bases :
- La norme ISO 9001 exige la maîtrise des équipements nécessaires à la conformité des produits ou services.
- La norme ISO 45001, pour sa part, s’intéresse directement à la prévention des pannes qui peuvent mener à un risque pour la sécurité des collaborateurs.
Même si ce n’est pas forcément intuitif, l’auditeur va vérifier dans les deux cas que la maintenance n’est pas gérée dans l’urgence. Il faut qu’il y ait une planification structurée et documentée pour que cela soit considéré comme solide.
C’est en fait pour cette raison précise que de plus en plus d’entreprises choisissent un logiciel GMAO qui va centraliser les ordres de travail, l’historique des interventions ou encore le suivi des équipements. Et lorsqu’il faut apporter des preuves solides durant l’audit, ce type de solution est l’idéal puisqu’il offre la possibilité au responsable QSE de présenter une traçabilité complète. Fini donc les fichiers Excel et fiches papier dont l’authenticité peut être remise en question !
Quelles sont les preuves concrètes attendues lors d’un audit ?
Intéressons-nous plus en détail aux preuves à montrer lors de l’audit puisqu’elles font souvent l’objet de confusion. Retenez en premier lieu qu’un auditeur QSE ne va pas se contenter d’une déclaration d’intention. Il faut qu’il ait les garanties que votre système de management de la maintenance tienne la route. C’est pourquoi il va vous demander des éléments précis :
- Un référentiel des équipements à jour, référentiel qui doit préciser leur localisation et leur criticité.
- Un planning de maintenance préventive. Celui-ci doit être cohérent avec les exigences réglementaires, mais aussi les recommandations des constructeurs.
- L’historique des interventions qui inclut les pièces remplacées et le temps passé sur chaque intervention.
- Les actions correctives mises en place suite à une panne détectée ou bien à une non-conformité.
- Des indicateurs de suivi tangibles : taux de disponibilité des équipements, respect du planning préventif…
En cas d’incohérence ou d’absence d’un de ces éléments, l’auditeur risque de ne pas valider la certification s’il estime qu’il y a un risque de sécurité.
Selon quels critères choisir son logiciel GMAO ?
Maintenant que l’on a vu les raisons pour lesquelles les auditeurs regardaient votre GMAO, encore faut-il se tourner vers une solution adaptée à votre entreprise. Voici quelques critères qui comptent lorsque la certification QSE fait partie des enjeux.
Une traçabilité fiable et exploitable en audit
Le premier critère à vérifier est la capacité du logiciel à enregistrer chaque action dans l’historique sans possibilité de modification a posteriori. Ce dernier point est important puisque si n’importe qui peut changer certains détails après coup, la traçabilité n’a plus aucune valeur. En outre, l’auditeur doit pouvoir s’assurer de la chronologie des interventions, d’où l’importance d’afficher l’horodatage et le responsable identifié.
Une adéquation avec la taille de votre structure
On ne le dira jamais assez : si votre équipe compte cinq techniciens, il est inutile de vous équiper d’un outil pensé pour des parcs industriels. Vous n’utiliserez en effet qu’à peine 20% de ses fonctions tout en payant un prix élevé ! À l’inverse, une solution trop basique montrera vite ses limites pour une entreprise dont le volume d’équipements ou d’interventions est amené à augmenter.
Le bon réflexe consiste donc à choisir une GMAO dimensionnée à vos besoins actuels en vérifiant bien sûr qu’elle pourra accompagner votre croissance si vous prévoyez de vous agrandir dans les années à venir.
Une intégration avec vos processus existants
Enfin, un logiciel de maintenance efficace ne doit jamais fonctionner en silo, c’est-à-dire à l’écart du reste. Vérifiez par conséquent qu’il peut se connecter à votre ERP, votre système RH ou vos outils d’analyse des risques. Cela évitera les pertes de temps liées aux ressaisies ainsi que l’apparition d’incohérences entre les documents. Au passage, c’est justement une cohérence documentaire que recherchent les auditeurs puisqu’il faut que toutes les données puissent être recoupées d’un système à l’autre.