De nombreux organismes se demandent si leurs locaux de formation doivent impérativement être aux normes ERP pour réussir l’audit Qualiopi. Cette question revient souvent, notamment chez les formateurs indépendants, les structures en coworking ou les organismes qui interviennent en entreprise. L’incertitude naît du croisement entre deux cadres : la réglementation sur les Établissements Recevant du Public (ERP) et le Référentiel National Qualité.
ERP et Qualiopi sont deux dispositifs bien distincts. Le premier relève de règles de sécurité et d’urbanisme. Le second concerne la qualité des prestations de formation. Pourtant, certains audités craignent que l’absence d’une salle de formation aux normes ERP joue contre eux lors de l’audit. En réalité, il est essentiel de bien faire la distinction entre conformité légale des locaux et conditions d’accueil exigées par Qualiopi.
Dans cet article, nous allons clarifier les choses. Nous verrons d’abord ce qu’est un ERP et pourquoi cette norme existe. Nous expliquerons ensuite ce qu’attend réellement l’auditeur Qualiopi en matière de locaux. Enfin, nous aborderons des cas concrets : formation en ligne, en entreprise, dans des tiers-lieux ou sans locaux fixes.
L’objectif est simple : vous permettre de vous préparer à l’audit sans stress inutile. Vous verrez qu’il n’est pas obligatoire d’avoir des locaux ERP pour réussir, à condition de respecter certains principes fondamentaux. Ce qui compte pour Qualiopi, c’est la qualité, la sécurité et l’accessibilité de l’environnement proposé, pas son statut administratif.
Qu’est-ce qu’un ERP et pourquoi cette norme existe ?
Un Établissement Recevant du Public, ou ERP, est un bâtiment dans lequel des personnes extérieures à l’entreprise sont admises, qu’elles soient clientes, stagiaires ou visiteurs. Dès qu’un local est destiné à accueillir du public, il entre dans le champ de cette réglementation. Cela concerne directement les organismes de formation qui disposent de salles accessibles aux stagiaires.
La norme ERP vise à garantir la sécurité des personnes en cas d’incident. Elle impose des règles strictes sur la construction, l’évacuation, la lutte contre l’incendie et l’accessibilité. Ces règles varient selon la catégorie de l’établissement, le type d’activité et la capacité d’accueil. Un organisme de formation recevant plus de 19 personnes dans ses locaux peut, par exemple, être soumis à des obligations plus lourdes que celui accueillant un groupe restreint.
L’objectif n’est pas uniquement de se conformer à une norme administrative. Il s’agit d’assurer que les personnes accueillies puissent circuler, être informées et évacuées en toute sécurité. L’accessibilité aux personnes en situation de handicap fait également partie intégrante de la réglementation ERP. Ce point peut aussi avoir un lien indirect avec certaines exigences du Référentiel National Qualité, notamment sur l’adaptation aux publics.
Cependant, tous les organismes ne disposent pas forcément de locaux en propre. Certains interviennent chez leurs clients, d’autres utilisent des espaces partagés ou dispensent des formations à distance. Dans ces cas, l’application stricte des normes ERP ne s’impose pas automatiquement. Il faut alors comprendre comment cette réglementation s’articule avec les exigences de Qualiopi, et si elle entre vraiment dans le champ de l’audit qualité.
Que dit Qualiopi à propos des locaux de formation : ERP ou non ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la certification Qualiopi ne fait pas référence directe à la norme ERP. Le Référentiel National Qualité ne demande pas que les locaux soient déclarés ou homologués comme Établissements Recevant du Public. Ce que l’auditeur évalue, c’est la capacité de l’organisme à offrir un environnement de formation adapté, sûr et respectueux des besoins des bénéficiaires.
C’est le critère 6 du référentiel qui aborde ce sujet. Il porte sur la mise à disposition de moyens techniques, pédagogiques et humains permettant de garantir la bonne réalisation des prestations. Parmi ces moyens, les locaux peuvent être évoqués, mais toujours dans une logique de fonctionnalité et d’adaptation, pas de conformité réglementaire au sens ERP.
L’auditeur va donc s’intéresser aux conditions d’accueil. Sont-elles adaptées au public visé ? L’espace est-il propice à l’apprentissage ? Est-il accessible, sécurisé, propre, et conforme à l’usage attendu ? Ces questions sont pratiques, pas juridiques. L’audit n’est pas un contrôle technique du bâtiment. Il n’est pas là pour vérifier les extincteurs, les sorties de secours ou les normes d’accessibilité PMR. Il observe comment vous organisez vos moyens pour délivrer une formation de qualité.
C’est particulièrement vrai pour les organismes qui interviennent en entreprise, qui forment en distanciel, ou qui utilisent des espaces partagés. Dans ces cas, l’exigence porte sur la clarté de votre organisation, pas sur un statut ERP que vous ne maîtrisez pas toujours. Vous devez démontrer que vous avez anticipé les besoins, sécurisé l’environnement, et expliqué les modalités aux apprenants. Voilà ce que l’auditeur attend, et non une attestation d’ERP en bonne et due forme.
Cas concrets ERP et Qualiopi : formation en ligne, à distance, en entreprise ou louée
Tous les organismes de formation ne disposent pas de locaux fixes ou permanents. Beaucoup utilisent des espaces partagés, interviennent chez leurs clients ou proposent des formations à distance. Dans ces cas, la question de la conformité ERP devient secondaire, voire hors sujet. Pourtant, la qualité de l’environnement reste un critère à justifier lors de l’audit Qualiopi.
Prenons l’exemple d’une formation dispensée dans une salle louée à la journée. Vous n’avez pas la main sur l’état du bâtiment, ni sur son classement ERP. Cela ne vous empêche pas d’assurer de bonnes conditions d’accueil. Vous pouvez décrire les lieux, préciser qu’ils sont accessibles, chauffés, équipés du matériel nécessaire, et adaptés au public formé. C’est cette capacité à organiser un environnement cohérent qui sera évaluée, pas la propriété des locaux.
Pour une formation en entreprise, les locaux ne sont pas les vôtres, mais vous en êtes co-responsable durant la prestation. Vous devez alors vous assurer que les conditions sont compatibles avec la qualité de la formation : salle calme, espace suffisant, accès aux outils requis. Là encore, l’auditeur ne cherchera pas une attestation ERP, mais un niveau d’exigence dans votre préparation logistique.
Enfin, en formation à distance, la question des locaux ne se pose pas de la même manière. Ce sont les outils numériques, la stabilité des connexions, et l’environnement d’apprentissage digital qui seront observés. L’important est de prouver que vous offrez un cadre structuré, encadré et fonctionnel, même à distance.
Dans tous ces cas, ce n’est pas l’adresse qui compte, ni son statut juridique. Ce qui prime, c’est la capacité à garantir une expérience d’apprentissage efficace, sécurisée et adaptée. Qualiopi attend du bon sens, de la préparation et une réelle réflexion sur l’accueil, quels que soient les lieux mobilisés.
Bonnes pratiques pour présenter ses locaux lors de l’audit
Même si la norme ERP n’est pas exigée pour la certification Qualiopi, il reste essentiel de bien préparer la présentation de vos locaux lors de l’audit. L’objectif n’est pas de prouver une conformité administrative, mais de démontrer que vos espaces de formation sont adaptés, sûrs et cohérents avec votre offre pédagogique. Vous devez donc anticiper les questions de l’auditeur et formaliser votre organisation, quelle que soit la configuration de vos lieux.
Commencez par décrire précisément où se déroulent vos sessions de formation. Si vous intervenez dans des lieux variables, comme des salles louées ou chez le client, mentionnez-le clairement dans votre dossier qualité. Précisez les critères que vous utilisez pour sélectionner ces lieux : accessibilité, confort, équipements disponibles. L’auditeur doit comprendre que ce choix est réfléchi, pas laissé au hasard.
Il est aussi utile de créer une fiche descriptive des locaux. Même en formation à distance, vous pouvez expliquer comment vous recréez un environnement d’apprentissage structuré : plateforme utilisée, accompagnement, assistance technique. En présentiel, cette fiche peut inclure des photos, une description des équipements, et des précisions sur l’accessibilité.
Lors de l’audit, soyez prêt à répondre aux questions pratiques. Comment informez-vous les stagiaires sur les conditions d’accueil ? Que se passe-t-il en cas d’incident ? Avez-vous pensé aux personnes en situation de handicap ? Ces réponses montrent que vous êtes attentif à la qualité de l’environnement, même sans être propriétaire des lieux.
En résumé, l’auditeur ne cherche pas une preuve d’ERP, mais des éléments concrets sur votre capacité à garantir un cadre d’apprentissage adapté, sûr et professionnel. Préparer cette partie sérieusement renforce votre crédibilité et sécurise votre audit.
Conclusion sur les normes ERP et l’audit Qualiopi
La question des normes ERP inquiète souvent les organismes de formation en phase de certification Qualiopi. Pourtant, il est important de faire la distinction entre les exigences liées à l’accueil du public et celles attendues dans le cadre de l’audit qualité. Qualiopi ne vous demande pas d’être conforme à la réglementation ERP. Elle vous demande de démontrer que vous mettez à disposition des moyens adaptés pour assurer des prestations de qualité.
Vous pouvez donc réussir votre audit même si vos locaux ne sont pas classés ERP. Ce qui compte, c’est la manière dont vous organisez votre environnement, la qualité de l’accueil proposé, et la cohérence entre vos moyens logistiques et vos objectifs pédagogiques. Cela vaut aussi bien pour les formations en salle que pour celles à distance ou chez le client. L’auditeur n’évalue pas un local, mais une capacité à encadrer, sécuriser et accompagner efficacement.
En revanche, si vous accueillez régulièrement du public dans un local fixe, il peut être pertinent de vérifier votre conformité ERP pour des raisons de sécurité et de responsabilité. Cela ne relève pas de Qualiopi, mais d’une démarche globale de professionnalisation et de prévention des risques.
Préparer la présentation de vos lieux, même s’ils sont externes ou temporaires, reste essentiel. Cela prouve votre sérieux et votre capacité à anticiper. En mettant l’accent sur l’adaptation, la clarté et la sécurité, vous répondez pleinement aux attentes du Référentiel National Qualité.
En résumé, les normes ERP ne sont pas obligatoires pour réussir l’audit Qualiopi. Mais démontrer que vous avez pensé à l’accueil dans toutes ses dimensions, oui. Et c’est bien cette rigueur que l’auditeur viendra valider.