Guide de lecture Qualiopi – Le RNQ

Qualiopi, en quelques mots

Qualiopi est une certification qualité instaurée par la loi du 5 septembre 2018 “pour la liberté de choisir son avenir professionnel”. Elle est devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tous les prestataires souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés (CPF, Pôle emploi, OPCO…).

Cette certification s’adresse à quatre types d’actions :

Les organismes de formation

Les centres de bilan de compétences

Les CFA

Les centres de VAE

Son objectif ? Garantir la qualité des prestations proposées aux bénéficiaires, tout en apportant plus de lisibilité aux financeurs comme aux usagers.

Qualiopi s’appuie sur un document officiel : le Référentiel National Qualité (RNQ). Ce référentiel est structuré en 7 critères, eux-mêmes déclinés en 32 indicateurs. Certains sont communs à tous les prestataires, d’autres spécifiques à certaines catégories d’actions.

Chaque indicateur traduit une exigence concrète à respecter (informations au public, adaptation des prestations, qualification des intervenants, etc.). Le respect de ces exigences est vérifié lors d’un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité ou reconnu.

Obtenir Qualiopi, ce n’est pas simplement cocher des cases. C’est entrer dans une démarche qualité structurée, avec une vision claire des engagements à tenir et des preuves à apporter.

Le guide de lecture RNQ : un outil indispensable pour comprendre Qualiopi

Le RNQ, mis à disposition par le ministère du Travail, a été conçu pour aider les organismes à s’approprier le référentiel Qualiopi. Il ne se contente pas de reprendre les critères et les indicateurs. Il les décrit, les explique, et surtout les illustre. On y trouve des précisions, des exemples, et des éléments concrets pour mieux cerner les attentes réelles lors de l’audit.

Chaque indicateur est détaillé avec des indications sur ce qui est attendu, sur les types de prestations concernées, et parfois même sur le niveau de preuve jugé suffisant. C’est un outil précieux, mais pas toujours simple à lire quand on démarre.

Comprendre les 7 critères Qualiopi

Critère 1 – Les conditions d’information du public – Guide de lecture Qualiopi

Le premier critère du Référentiel National Qualité pose les bases de la transparence attendue de tout organisme certifié Qualiopi. Il impose de fournir au public une information claire, accessible et complète avant toute entrée en prestation.

L’objectif est simple : permettre à toute personne de comprendre ce que propose l’organisme, dans quelles conditions, et avec quels moyens. Cela passe notamment par la diffusion d’informations détaillées sur les objectifs de la prestation, les prérequis, la durée, les modalités et délais d’accès, les tarifs, les contacts, les méthodes pédagogiques, les modalités d’évaluation et l’accessibilité aux personnes en situation de handicap.

Ces éléments, couverts par le premier indicateur, doivent être à jour, datés et facilement consultables sans demande préalable.

Le deuxième indicateur complète cette exigence en demandant à l’organisme de rendre visibles ses résultats : taux de satisfaction, taux de certification ou autres données de performance jugées pertinentes. L’idée est d’apporter un éclairage concret sur la qualité des prestations proposées.

Le troisième indicateur, quant à lui, ne concerne que les formations certifiantes. Dans ce cas, l’organisme doit également informer sur les possibilités de validation partielle par blocs de compétences, les équivalences ou passerelles existantes, les débouchés professionnels concrets, ainsi que les éventuelles suites de parcours.

Ce critère 1 donne le ton : la qualité d’un organisme se manifeste dès le premier contact, par la fiabilité et la clarté des informations mises à disposition du public.

Critère 2 – L’identification précise des objectifs – Guide de lecture Qualiopi

Concevoir une prestation de qualité, ce n’est pas seulement proposer un contenu : c’est partir des besoins concrets des personnes accompagnées et définir des objectifs clairs, utiles et mesurables. C’est tout le sens de ce deuxième critère du Référentiel National Qualité.

Avant toute chose, l’organisme doit montrer qu’il prend le temps d’identifier les attentes et les besoins du bénéficiaire. Cela peut se faire par un entretien, un questionnaire ou encore un test de positionnement. L’important, c’est de ne pas proposer une action standardisée à tout le monde, mais de partir de la réalité du terrain.

Les objectifs pédagogiques, ensuite, doivent être bien formulés. On attend ici des objectifs compréhensibles, concrets, et surtout vérifiables. Ils servent à guider le déroulement de la prestation, mais aussi à évaluer les acquis à la fin.

Ensuite, ce qui est proposé doit être cohérent. Si vous annoncez un objectif, il faut que les contenus, les méthodes et les outils suivent. Cette cohérence est au cœur de l’indicateur 6.

Pour les formations certifiantes, le critère demande aussi de respecter le référentiel du diplôme ou de la certification préparée : les blocs de compétences, la durée prévue, les modalités d’évaluation.

Enfin, il est indispensable de mesurer la progression. Cela passe par des évaluations au départ et à la fin du parcours. Ce critère rappelle qu’une action bien pensée, c’est avant tout une action bien préparée.

Critère 3 – L’adaptation aux publics bénéficiaires – Guide de lecture Qualiopi

Ce troisième critère du Référentiel National Qualité met l’accent sur une idée simple : chaque bénéficiaire est différent, et une action de qualité, c’est une action capable de s’ajuster. Il ne s’agit pas de proposer une solution unique, mais de réfléchir à ce qui peut être modulé pour répondre au mieux aux profils, aux rythmes, et parfois aux contraintes de chacun.

L’indicateur 9 vous demande de démontrer comment vous adaptez vos prestations. Est-ce que le rythme peut varier ? Le format ? Les outils utilisés ? Il faut pouvoir l’expliquer, le prouver. L’indicateur 10, lui, insiste sur les ajustements en cours de route. Si besoin, vous devez pouvoir faire évoluer ce que vous proposez.

L’indicateur 11 invite à vérifier si les objectifs ont été atteints en fin de parcours. On n’évalue pas seulement une présence, mais un résultat. Et pour ça, il faut avoir mis en place un suivi structuré. Les indicateurs 12, 13 et 14 prolongent cette logique : on parle ici d’accueil, d’accompagnement, de suivi, de bienveillance aussi. Ce sont des éléments clés dans la réussite d’un parcours.

Les indicateurs 15 et 16 s’adressent à des cas spécifiques : l’apprentissage, et les formations certifiantes. Dans le premier, il faut informer clairement les apprentis sur leurs droits, devoirs, et les règles de sécurité. Dans le second, il faut veiller à ce que les conditions de présentation à la certification soient conformes aux exigences du certificateur.

Critère 4 – L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement – Guide de lecture Qualiopi

Ce quatrième critère du Référentiel National Qualité s’intéresse aux moyens concrets mis en œuvre pour assurer la qualité des prestations. Ici, on ne parle plus seulement de contenu ou d’objectifs, mais de ce qui rend la prestation réellement possible et efficace : les outils, les ressources, les personnes.

L’indicateur 17 demande à l’organisme de démontrer que les moyens pédagogiques utilisés sont adaptés aux prestations proposées. Cela peut inclure des supports de cours, des exercices pratiques, des outils numériques, ou encore des plateformes e-learning. Ce qui compte, c’est que les moyens choisis soient cohérents avec les objectifs visés et les publics accompagnés.

L’indicateur 18 porte sur la coordination des différents acteurs impliqués dans la mise en œuvre de la prestation. Il faut montrer que les intervenants sont informés, que les rôles sont clairs, et que la communication est organisée. Cela peut passer par des réunions, des partages de documents ou des points de suivi réguliers.

L’indicateur 19 concerne les moyens techniques. Salles de formation, ordinateurs, logiciels, outils spécifiques : l’auditeur vérifie que vous disposez de l’équipement nécessaire pour mettre en œuvre vos actions dans de bonnes conditions.

Enfin, l’indicateur 20 s’attache à l’encadrement. Il faut démontrer que des personnes qualifiées sont mobilisées pour accompagner les bénéficiaires, assurer le suivi et garantir la bonne exécution de la prestation.

Ce critère 4 rappelle que la qualité, ce n’est pas seulement une intention : c’est aussi une question de moyens concrets, bien utilisés.

Critère 5 – La qualification et le développement des compétences des personnels – Guide de lecture Qualiopi

Le cinquième critère du Référentiel National Qualité rappelle un principe fondamental : la qualité d’une prestation repose aussi sur la compétence de ceux qui la mettent en œuvre. Il ne suffit pas d’avoir une bonne organisation ; encore faut-il que les intervenants soient qualifiés, et que leurs compétences soient régulièrement mises à jour.

L’indicateur 21 demande à l’organisme de démontrer que les personnes qui interviennent dans les prestations possèdent les compétences requises. Il peut s’agir de qualifications professionnelles, d’expériences significatives, ou encore de certifications spécifiques. Ce que l’on attend ici, c’est une cohérence entre les compétences des intervenants et le contenu de la prestation. Il ne s’agit pas de formalités, mais d’assurer que les bénéficiaires sont accompagnés par des professionnels capables de répondre à leurs besoins.

L’indicateur 22 complète cette exigence en s’intéressant à la montée en compétences des équipes. L’organisme doit pouvoir montrer qu’il entretient une logique de formation continue pour ses formateurs, accompagnateurs ou coordinateurs. Cela peut passer par des formations internes, de l’auto-formation, de la veille professionnelle ou la participation à des événements métier. Ce qui compte, c’est de montrer que les compétences ne sont pas figées, mais évolutives.

Ce critère 5 rappelle que dans le champ de la formation, de la VAE ou de l’accompagnement, la ressource humaine est centrale. Un organisme qui investit dans son équipe envoie un message clair : il place la qualité au cœur de sa démarche.

Critère 6 – L’inscription et l’investissement dans l’environnement professionnel – Guide de lecture Qualiopi

Le sixième critère du Référentiel National Qualité vérifie si l’organisme évolue dans un écosystème professionnel actif et cohérent avec ses prestations. Il ne s’agit pas de fonctionner en circuit fermé, mais de démontrer une vraie connexion avec les partenaires, les référentiels métiers, et les dynamiques du secteur.

L’indicateur 23 évalue la capacité à assurer une veille sur les compétences, les évolutions des métiers et les pratiques de la filière. Il peut s’agir de participation à des événements, de lectures spécialisées ou de liens avec des réseaux professionnels.

L’indicateur 24 prolonge cette logique en vérifiant que l’organisme s’appuie sur ses relations avec les entreprises, les branches, ou les OPCO pour construire ses actions. L’indicateur 25 complète cela en s’intéressant aux échanges de pratiques avec d’autres acteurs du secteur.

L’indicateur 26 est centré sur l’inclusion. Il demande à l’organisme de mettre en place un réseau de partenaires compétents pour l’accueil des personnes en situation de handicap. Il est aussi attendu qu’un référent handicap soit désigné et formé.

L’indicateur 27 concerne la sous-traitance. Si l’organisme fait appel à des sous-traitants, il doit prouver qu’il reste responsable de la qualité, en définissant un cahier des charges, en intégrant les exigences Qualiopi, et en suivant régulièrement les prestations externalisées.

L’indicateur 28 concerne les périodes de formation en entreprise. Il impose de justifier l’existence d’un réseau socio-économique actif et mobilisable pour accueillir les bénéficiaires.

Enfin, l’indicateur 29, dédié aux CFA, demande de mettre en place des actions pour favoriser l’insertion professionnelle ou la poursuite d’études, comme des job datings ou des partenariats avec des écoles.

Critère 7 – Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations – Guide de lecture Qualiopi

Ce dernier critère du Référentiel National Qualité tourne autour d’un point essentiel : savoir écouter, traiter et améliorer. Un organisme ne peut pas avancer s’il ne prend pas le temps d’analyser ce que ses bénéficiaires, ses partenaires ou ses équipes ont à dire sur ses prestations.

L’indicateur 30 demande de mettre en place des moyens pour collecter régulièrement des retours. Cela peut se faire juste après la formation (à chaud) ou quelque temps plus tard (à froid). Questionnaires, entretiens, ou simples échanges formalisés : peu importe la méthode, du moment qu’elle permet de repérer ce qui fonctionne… et ce qui mérite d’être revu.

L’indicateur 31 pousse plus loin cette logique en parlant de réclamations. Il s’agit ici de situations plus sensibles, parfois liées à des conflits, des insatisfactions ou des imprévus. Pour les traiter correctement, il faut une procédure claire : un registre, un formulaire, un suivi. Et surtout, il faut prouver que ces réclamations ne tombent pas dans un vide.

Enfin, l’indicateur 32 vous invite à tirer des enseignements de tout cela. Le but ? Montrer à l’auditeur que vous prenez vos retours au sérieux, et que vous êtes capable d’ajuster vos pratiques. Cela peut passer par une modification dans un support, une nouvelle façon d’évaluer, ou même un simple changement de posture.