Fiche processus et l’approche processus

La fiche processus, est un élément substantiel de la démarche qualité. Bien que rarement utilisé après avoir été créée, elle entre dans l’approche processus comme défini dans le paragraphe 0.3 de la norme ISO 9001:2015.

Bien que le §0.3.1 n’admet que promouvoir l’approche processus, le paragraphe 4.4 est un peu plus insistant :

établir, mettre en oeuvre, tenir à jour et améliorer […] y compris les processus nécessaires et leurs interactions.

Il est donc plus précisément demandé de connaitre ses processus et de veiller à y jeter un oeil régulièrement !!

 

Exigence normative (§4.4)

La norme ISO 9001 version 2015 demande de déterminer les processus et de la faire appliquer. En effet, 11 exigences concernent cette fiche processus :

  • déterminer la séquence des processus
  • identifier les données d’entrée
  • identifier les données de sortie
  • déterminer les interactions
  • « déterminer et appliquer […] les méthodes »
  • définir une surveillance et/ou des mesures et/ou des indicateurs de performance
  • « définir les responsabilité et autorité »
  • « prendre en compte les risques et opportunités«
  • assurer l’évaluation des processus
  • modifier si besoin les processus
  • mettre en œuvre l’amélioration continue des processus

Afin de verrouiller le tout, il est prévu de « tenir à jour les informations documentée » pour ce qui relève du fonctionnement des processus et assurer de la mise en œuvre des processus comme prévu ».

Cette fiche processus n’est donc plus un simple élément constituant le système, elle est bien la colonne vertébrale. Elle doit donc être formalisée et réévaluée régulièrement.

Il faut aussi noter que les notions d’amélioration et d’évolution de cette fiche processus sont importantes et ne doivent pas être négligées. Il faut prévoir régulièrement des mise à jour de ces fiches. En revanche, il n’est pas nécessaire de les revoir annuellement. Afin de rester en cohérence avec l’organisation il faut les faire évoluer selon le besoin.

 

La fiche processus

Pour faciliter les choses la fiche processus doit être le plus lisible possible. En effet, c’est le premier élément construit dans le cadre de la construction de votre SMQ. Il est donc nécessaire de la rendre le plus graphique possible : tableau, schéma, logigramme, …

Pour ce qui est de son contenu :

  • Un logigramme avecFiche Processus Exemple
    • L’objectif du processus
    • Les différentes activités du processus
    • Les principales données d’entrée
    • Les principales données de sortie
  • Les données liées à la surveillance du processus
  • Les indicateurs du processus
  • Les ressources et moyens mis à disposition
  • Les interactions avec les autres processus
  • La référence au document regroupant les parties intéressées
  • La référence au document regroupant les risques et opportunités
  • Les principaux documents associés au processus

Et enfin , si le système n’est pas trop complexe :

  • Les risques et les actions associés
  • Les opportunités et les actions associés
  • Les parties intéressées et leurs exigences

Pour conclure les fiches processus doivent ressembler à l’organisation à mettre en œuvre : simple non surchargées, facile à comprendre et à expliquer.

 

 

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Pour marque-pages : Permaliens.

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