Éléments de preuve Datadock

Quels sont les éléments de preuve Datadock attendus ?

éléments de preuve DatadockLes éléments de preuve Datadock sont des incontournables. En effet, il est nécessaire de construire l’organisation des formations autours de ces éléments.

Depuis le 30 juin 2017, il est nécessaire de répondre aux critères Qualité en formation professionnelle. Ces critères sont fixés par décret et s’appliquent à tous les financeurs de formation professionnelle. En revanche, les déclinaisons sont différentes en fonction des financeurs. Les principaux OPCA et OPACIF ont quant à aux pris la décision de se réunir pour proposer une plateforme de contrôle à priori de ces critères. Il s’agit de la plateforme Datadock.

De plus, ces financeurs ont  déclinés des indicateurs permettant de mesurer les réponses apportées par les organismes de formation. Des plus ces indicateurs ont été déclinés en éléments de preuve attendus.

 

Éléments de preuve Datadock

Les éléments de preuve Datadock sont les documents, descriptifs ou outils permettant de garantir l’application du critère qualité lié.

Ces éléments de preuve attendu par Datadock sont de deux types :

  • Les éléments de preuve Datadock liés à des documents
  • Les éléments de preuve Datadock liés à l’organisation

En effet, il ne faut pas systématiquement répondre par un document en tant que tel. Mais bien s’appuyer sur une organisation solide qui par exemple apportera des garanties de qualité aux stagiaires ou aux financeurs. Ainsi, il ne faut pas attendre le contrôle des financeurs pour se mettre en marche vers une démarche qualité.

Les labels et certifications n’exemptent pas le contrôle et l’application des critères

En revanche, cela ne veut pas dire, viser une certification de la liste du CNEFOP. En effet, obtenir un des labels et certifications des organismes de formation n’est pas une obligation !!! Cela est recommandé par certains financeurs à mi-mots mais nous déconseillons de recourir à un label si cela n’est pas nécessaire à l’organisme de formation. Par exemple, un petit OF de quelques personnes perdra en efficacité avec un démarche qualité trop lourde.

De plus, payer plusieurs milliers d’euros par an pour obtenir un lablel n’est pas forcément une charge bénéfique. En effet, il sera plus judicieux de les investir dans le digital learnig ou des ses outils.

 

Éléments de preuve Datadock : les documents

  1. Programme de formation (dont les compétences visées, les modalités pédagogiques, … )
  2. Un livret d’accueil
  3. Un descriptif des modalités d’accès aux plateformes dans le cadre de formation à distance (FOAD)
  4. Le descriptif des locaux mis à disposition (et les éléments de conformité dont la règlementation ERP, …)
  5. Support de formation donné au stagiaire ou autres moyens de conservation des informations de formation : wiki, plateforme, … (FOAD et présentiel)
  6. Contrats et conventions types appartenant à l’OF
  7. Feuille d’émargement avec signature à la demi-journée
  8. Évaluation (continue) des acquis (examens, évaluation certificative, évaluation en cours de formation, …)
  9. Évaluation de la satisfaction des stagiaires et des financeurs et/ou prescripteurs
  10. CV des formateurs (mode de conservation adapté au nombre : CVthèque ou stockage de CV à jour)
  11. Une liste des références clients (pas de modèle fourni obligatoire) et dont celles avec les financeurs (OPCA, OPACIF, Pôle emploi, régions, …)
  12. Descriptif des clients : BtoB, BtoC, alternance, branche, CA, typologie de formation, …
  13. Liste des réseaux et adhésions formels ou informels d’entreprises, d’organismes ou associations …
  14. Outil(s) de communication de l’offre (Site internet, catalogue, plaquette, site institutionnel, …)
  15. Outil(s) / Méthode de communication de la satisfaction des stagiaires et des financeurs et/ou prescripteurs

 

Éléments de preuve Datadock : les organisations

  1. Personnalisation des parcours des stagiaires
  2. Modalités d’accès à la formation
  3. Modalités de prise en compte des acquis (VAE / VAP)
  4. L’adaptation des modalités pédagogiques
  5. Un process de recrutement des stagiaires (pas obligatoirement une procédure)
  6. Les évaluations en fin de formation
  7. Une organisation adaptée à l’OF permettant une démarche d’amélioration continue
  8. Une organisation permettant le suivi de l’assiduité des stagiaires (FOAD et présentiel)
  9. Une équipe pédagogique avec des profils adaptés
  10. Un encadrement « global » de la formation adaptés (coordonnateur, référent pédagogique, administratif, …)
  11. Mise à jour des expériences et formation des formateurs (dans le CV)
  12. Indicateurs permettant de mesurer la performance de l’organisme (satisfaction, réussite, acquisition de compétences, assiduité, administratif, …)

 

Généralités à propos des éléments de preuve Datadock

Ainsi, ces éléments sont tous à mettre en place au sein des OF. Dans un premier temps, il est nécessaire de réfléchir pour chaque document demandé s’il est possible de le relier à une organisation à mettre en place. En effet, il faut se construire une organisation globale reposant sur les documents.

Enfin, il faut toujours être dans le juste nécessaire dans la mise en place de ces attendus. Par exemple, il ne faut pas construire des systèmes complexes impossibles à maintenir sur le long terme.

Par conséquent, il faut mettre en place des réponses propre à votre OF.

 

Pour aller plus loin sur les éléments de preuve Datadock :

 

Nos consultants Qualité spécialisés dans les organismes de formation, peuvent vous accompagner dans le cadre de la mise en place d’une démarche Qualité d’un Organisme de Formation et mener des missions de conseil Qualité.

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