Comment préparer sa rentrée en formation professionnelle avec Qualiopi ?

La période de septembre est très importante pour les organismes de formation, les CFA… En effet elle va concentrer la reprise des formations et le démarrage de la prospection pour les formations plus courtes. Vous disposez d’une certification Qualiopi qui vous permet de bénéficier de fonds de la formation professionnelle. Lors de l’année précédente ou peut-être il y a déjà 18 mois, vous avez été audité dans le cadre de votre certification Qualiopi ! Cet audit doit être suivi tous les 18 mois d’un nouvel audit. Il est ainsi nécessaire de maintenir votre niveau d’exigences.

Vous devrez poursuivre sur les engagements pris lors de ce premier audit. Il s’agit par exemple de structurer votre analyse des besoins, tracer l’adaptation de la formation ou encore assurer la veille tel que demandé aux OPAC ! Ainsi vous suivez votre démarche Qualité au quotidien. Par rapport à l’époque pré-qualiopi, vous avez un complément de travail administratif et pédagogique. Ainsi, comment pouvez-vous préparer votre rentrée en formation professionnelle avec Qualiopi ?

Comment préparer la rentrée 2024 d’un OPAC certifié Qualiopi ?

Dans un premier temps il s’agit de reprendre les outils, méthodes et documents présentés en audit initial ou lors de l’audit de suivi. Il s’agit de replacer chaque réponse en face de l’indicateur du guide de lecture Qualiopi. Aussi, vous les regrouperez par exigences internes et externes.

Pour rappel, les exigences externes sont celles induites directement par le guide de lecture qui sert de référentiel à la certification Qualiopi. Les exigences internes sont celles que vous avez créé dans le cadre de votre organisation dont certaines répondent également à des attentes du référentiel. Par exemple, il y a :

• La communication des prérequis, indicateurs, objectifs, … de votre offre de formation (Externe)
• La procédure mise en place pour le suivi des stagiaires (Interne)
• Le cahier des charges de la formation ou le questionnaire à destination des stagiaires pour l’analyse des besoins (Interne)
• Les évaluations des acquis / positionnement (Externe)
• Les évaluations à froid (interne)
• La réunion annuelle des formateurs (Interne)
• …

Dans un second temps, il est nécessaire de vérifier que vous êtes bien en capacité de maintenir ces exigences. En effet, lors de votre prochain audit vous devrez montrer l’ensemble des preuves, documents, etc. afférant à votre organisation. Si vous pensez que ces exigences sont trop complexes ou trop lourdes à suivre, il est important de les modifier. Un nouveau cycle de formation débute en cette rentrée. C’est bien l’occasion de faire évoluer votre organisation afin de la simplifier.

Comment modifier mon organisation dans le cadre de ma certification Qualiopi ?

L’un des principaux enjeux d’une démarche Qualité est de créer des outils et organisations qu’il sera possible de maintenir. Dans le cas contraire, il y a un risque de non-conformité lors des audits. Ainsi, nous vous conseillons de suivre une méthode simple :

• Réponse spécifique : ne pas faire de copier / coller
• Outil ou document facilement utilisable, ou méthode réalisable
• Vérifier la pertinence au regard du référentiel Qualiopi
• Contrôler le temps à y consacrer
• Valider la méthode / outil / document

Enfin, après quelques semaines de fonctionnement, vous pourrez vérifier la bonne application de ces exigences. Ainsi, vous pourrez réaliser un audit / contrôle de vos dossiers en cours.