Ajouter une formation au catalogue CPF constitue une étape déterminante pour accroître la visibilité d’un organisme et toucher de nouveaux publics. Le Compte Personnel de Formation (CPF) permet à chaque actif de financer son développement de compétences tout au long de sa vie professionnelle. Pour un prestataire, être présent sur la plateforme Mon Compte Formation représente ainsi un levier stratégique incontournable. Cependant, l’intégration d’une offre ne s’improvise pas, car elle est soumise à un cadre réglementaire strict.
Proposer une formation dans le catalogue CPF suppose de respecter plusieurs obligations administratives et qualité. L’organisme doit notamment disposer d’un numéro de déclaration d’activité valide, être certifié Qualiopi et, dans certains cas, obtenir une habilitation pour préparer à une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique. Chaque condition doit être vérifiée, car une omission ou une erreur peut entraîner le rejet de la demande ou la suspension de l’espace EDOF.
Rendre une formation visible dans le catalogue CPF nécessite enfin une démarche structurée et rigoureuse. Le choix de la certification, la description précise des objectifs pédagogiques, la transparence des prix et l’intégration des frais éventuels d’examen constituent des étapes cruciales. Le respect des règles anti-fraude imposées par la Caisse des Dépôts vient compléter ces exigences, garantissant à la fois la conformité de l’organisme et la confiance des bénéficiaires.
Étape 1 – Clarifier l’éligibilité réelle de l’offre
L’inscription d’une formation au catalogue CPF n’est possible que si celle-ci est considérée comme éligible par la Caisse des Dépôts. Concrètement, toutes les actions de formation ne peuvent pas apparaître sur Mon Compte Formation. Seules certaines catégories, prévues par la loi, ouvrent droit au financement via le CPF.
Une formation est éligible au catalogue CPF si elle prépare à une certification professionnelle enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS). D’autres dispositifs, comme le bilan de compétences, la validation des acquis de l’expérience (VAE) ou certaines formations liées au permis de conduire, sont également acceptés. En revanche, des formations généralistes ou non certifiantes ne peuvent pas être financées par ce biais.
Il est donc essentiel, avant toute démarche, de vérifier si l’offre de formation correspond bien à l’un de ces critères. Cette vérification s’effectue directement sur le site de France Compétences, où chaque certification est répertoriée. Si la formation ne prépare pas à une certification éligible, elle ne pourra pas être publiée dans le catalogue CPF, même si l’organisme respecte toutes les autres obligations.
Clarifier cette éligibilité constitue une étape incontournable pour éviter toute perte de temps ou un rejet de dossier. Cette analyse préalable permet également de bâtir une stratégie claire : développer une nouvelle certification, s’adosser à un certificateur existant ou orienter l’offre vers un autre mode de financement.
Étape 2 – Réunir les prérequis administratifs obligatoires
L’inscription d’une formation au catalogue CPF ne peut se faire que si l’organisme respecte certaines obligations administratives de base. Ces conditions constituent une sorte de « carte d’identité » professionnelle, indispensable pour être reconnu par la Caisse des Dépôts et apparaître sur Mon Compte Formation.
La première obligation est de disposer d’un numéro de déclaration d’activité (NDA). Ce numéro est délivré par la DREETS (anciennement DIRECCTE) après l’enregistrement officiel de l’organisme de formation. Sans ce numéro, il est impossible de se présenter comme prestataire légal en France. Ensuite, l’organisme doit être en mesure de fournir un numéro SIRET actif, preuve de son existence légale.
En complément, chaque organisme doit être à jour de ses obligations réglementaires. Cela comprend notamment la réalisation annuelle du Bilan pédagogique et financier (BPF), document obligatoire qui permet à l’administration de suivre l’activité de formation. L’absence de dépôt de ce bilan peut entraîner la suspension du numéro de déclaration d’activité et, par conséquent, bloquer toute inscription sur le catalogue CPF.
Réunir ces prérequis administratifs permet non seulement d’ouvrir la voie vers l’accès à la plateforme EDOF (l’espace dédié aux organismes de formation), mais aussi de prouver le sérieux et la légitimité de l’organisme. Ces documents sont en effet systématiquement demandés lors de la demande d’accès et conditionnent la visibilité des offres.
Étape 3 – Obtenir ou vérifier la certification Qualiopi
L’ajout d’une formation au catalogue CPF nécessite que l’organisme soit certifié Qualiopi. Cette certification, obligatoire depuis le 1er janvier 2022, atteste que l’organisme respecte le Référentiel national qualité (RNQ). Sans elle, aucune action de formation ne peut être financée par le CPF, sauf exceptions très limitées (par exemple pour certaines actions de validation des acquis de l’expérience).
Obtenir Qualiopi implique de passer un audit auprès d’un organisme certificateur accrédité. Lors de cet audit, l’organisme de formation doit démontrer qu’il applique des processus qualité clairs : définition des objectifs pédagogiques, adaptation des moyens aux besoins des apprenants, suivi de l’assiduité, évaluation des acquis, et gestion des retours des stagiaires. Ces preuves doivent être documentées et organisées, car elles servent de base à la décision de certification.
Pour les organismes déjà certifiés, il est essentiel de vérifier que la certification est valide et à jour. Qualiopi a une durée de trois ans, avec un audit de surveillance à mi-parcours. Si la certification est expirée ou suspendue, l’accès au catalogue CPF est automatiquement bloqué. Il est donc recommandé d’anticiper ces échéances et de maintenir en permanence les preuves nécessaires.
La certification Qualiopi joue un double rôle : elle conditionne l’accès au financement CPF et renforce également la crédibilité de l’organisme. Pour un apprenant, voir une formation publiée par un organisme certifié Qualiopi est un gage de sérieux et de qualité. Pour l’organisme, c’est la clé qui ouvre la porte à la plateforme EDOF et permet d’inscrire ses offres dans le catalogue CPF.
Étape 4 – Sécuriser l’habilitation à former sur une certification
Pour qu’une formation soit inscrite au catalogue CPF, elle doit préparer à une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique. Mais être certifié Qualiopi ne suffit pas : l’organisme doit aussi être habilité à préparer cette certification. Cette étape est souvent mal comprise, et constitue pourtant un point de blocage fréquent.
En pratique, seules les structures qui détiennent la certification peuvent l’exploiter librement. Les autres organismes doivent signer une convention d’habilitation avec le certificateur officiel. Cette habilitation précise les conditions dans lesquelles la formation peut être dispensée : respect du référentiel de compétences, modalités d’évaluation, organisation des examens et remontée des données de suivi. Sans ce document, il est impossible de publier la formation sur Mon Compte Formation.
Pour vérifier l’habilitation, il vous faut consulter la fiche descriptive de la certification sur le site de France Compétences. Cette fiche mentionne les organismes certificateurs et, parfois, la liste des organismes habilités à préparer la certification. Si un organisme n’apparaît pas dans cette liste, il doit impérativement se rapprocher du certificateur pour régulariser sa situation.
Sécuriser cette habilitation permet non seulement de garantir la légitimité de l’offre, mais aussi d’éviter un rejet ultérieur par la Caisse des Dépôts. C’est aussi un gage de qualité pour les apprenants, qui savent que la formation suivie correspond aux exigences officielles. En résumé, aucune inscription durable au catalogue CPF n’est possible sans cette étape.
Étape 5 – Choisir entre créer sa propre certification ou s’adosser à une existante
Pour inscrire une formation au catalogue CPF, deux options principales s’offrent à un organisme : créer sa propre certification ou s’adosser à une certification existante. Ce choix stratégique détermine le calendrier, les coûts et la pérennité de l’offre sur Mon Compte Formation.
La création d’une certification implique de constituer un dossier auprès de France Compétences pour obtenir un enregistrement au RNCP ou au Répertoire spécifique. Cette procédure demande du temps (plusieurs mois), des moyens humains et financiers, ainsi qu’une solide justification de l’utilité de la certification pour le marché de l’emploi. C’est une solution intéressante pour des organismes qui souhaitent construire une offre unique et différenciante, mais elle reste très exigeante.
L’autre option consiste à s’adosser à une certification déjà existante, détenue par un autre organisme. Dans ce cas, l’organisme candidat signe une convention d’habilitation avec le certificateur. Cette solution est plus rapide, car elle permet de proposer rapidement une formation finançable par le CPF, mais elle implique généralement le paiement de redevances et le respect strict des règles fixées par le certificateur.
Le choix entre ces deux approches dépend des objectifs de l’organisme. Une stratégie d’adossement offre de la réactivité et de la simplicité, tandis que la création d’une certification apporte plus d’indépendance mais demande un investissement important. Dans les deux cas, ce choix doit être réfléchi dès le départ, car il conditionne directement la capacité à publier la formation dans le catalogue CPF.
Étape 6 – Demander l’accès à EDOF avec les justificatifs requis
L’accès à EDOF (Espace des Organismes de Formation) constitue une étape obligatoire pour pouvoir publier une formation dans le catalogue CPF. Avant de compléter la demande de référencement, l’organisme doit préparer plusieurs pièces justificatives précises, en version numérisée et au format PDF.
Les documents attendus sont les suivants :
- Un extrait Kbis de moins de 3 mois (ou, à défaut, un avis de situation Sirene daté de moins de 3 mois, ou encore un récépissé de création de l’association au JOAFE pour les associations).
- Une copie recto-verso de la carte nationale d’identité en cours de validité du représentant légal (ou un titre de séjour valide pour les personnes de nationalité étrangère hors UE).
- Une déclaration de non-condamnation et de filiation pour chaque représentant légal, conformément à l’article A.123-51 du Code du commerce (un modèle officiel est disponible auprès de la Caisse des Dépôts).
- Une copie de l’agrément préfectoral (uniquement pour les organismes exploitant un établissement de conduite, comme les auto-écoles).
- Un justificatif prouvant la légitimité de la personne qui effectue la demande :
- si le représentant légal réalise la démarche, une attestation sur l’honneur suffit ;
- si la demande est faite par une autre personne, une délégation de pouvoir signée est obligatoire.
Il est important de vérifier que tous les documents soient lisibles, valides et datés de moins de trois mois. Tout document périmé entraîne un rejet de la demande, ce qui retarde l’accès à EDOF.
Une fois ces justificatifs réunis, l’organisme peut passer à l’étape suivante : compléter le formulaire officiel de demande d’accès, qui sera examiné par la Caisse des Dépôts.
Étape 7 – Compléter le formulaire de référencement et suivre la validation
Une fois les justificatifs préparés, l’organisme doit déposer une demande officielle d’accès à EDOF via un formulaire en ligne. Cette étape permet à la Caisse des Dépôts de vérifier l’identité, la légitimité et la conformité de l’organisme avant de lui attribuer un espace sur la plateforme.
La procédure se déroule en trois grandes étapes :
- Saisie de la demande en ligne : l’organisme remplit le formulaire intitulé Demande d’accès à l’espace des organismes de formation (EDOF). Ce formulaire est accessible depuis le site de la Caisse des Dépôts. Toutes les informations administratives de l’établissement (SIRET, coordonnées, représentant légal, pièces justificatives) doivent y être saisies.
- Vérification par la Caisse des Dépôts : après l’envoi du formulaire, les équipes de la Caisse procèdent à un contrôle des données et des justificatifs transmis. En cas d’oubli, de document expiré ou de doute, un complément est demandé par mail. Cette étape est donc interactive et peut nécessiter plusieurs échanges.
- Validation et ouverture des accès : lorsque le dossier est complet et conforme, la Caisse des Dépôts envoie une confirmation par mail. L’organisme reçoit alors ses identifiants de connexion pour accéder à son espace EDOF. Cet accès permet non seulement de publier des offres de formation, mais aussi de gérer les inscriptions et les paiements CPF.
Il est recommandé de soigner la saisie du formulaire et de vérifier la cohérence de tous les documents, car une erreur ou une omission peut retarder considérablement l’ouverture de l’accès. Des guides et tutoriels officiels sont disponibles pour accompagner les organismes, et il est conseillé de les consulter avant de finaliser la démarche.
Étape 8 – Paramétrer EDOF, les accès et les informations bancaires
Une fois l’accès validé par la Caisse des Dépôts, l’organisme dispose de son propre espace sur la plateforme EDOF. Cette étape est cruciale, car elle permet de paramétrer correctement l’outil pour publier les formations et gérer efficacement les financements CPF.
La première action consiste à configurer les accès utilisateurs. Le représentant légal peut déléguer certains droits à ses collaborateurs, afin qu’ils puissent créer ou mettre à jour les fiches de formation, gérer les inscriptions ou assurer le suivi administratif. Chaque utilisateur doit disposer d’un identifiant personnel pour garantir la traçabilité des actions effectuées.
Ensuite, l’organisme doit renseigner ses informations bancaires. Cette étape est indispensable pour recevoir directement les règlements liés aux financements CPF. Un relevé d’identité bancaire (RIB) au nom de l’organisme doit être téléchargé dans la plateforme. La Caisse des Dépôts procède à une vérification avant de valider l’enregistrement, afin d’éviter toute tentative de fraude.
Le paramétrage inclut également la mise à jour des informations de contact et de communication : numéro de téléphone, adresse e-mail, site internet. Ces éléments apparaîtront sur Mon Compte Formation et permettront aux bénéficiaires de contacter l’organisme plus facilement. Une présentation claire et professionnelle inspire confiance et favorise les inscriptions.
Ce paramétrage initial est une étape souvent négligée, mais il conditionne la fluidité de toutes les opérations ultérieures : publication des offres, suivi des candidats, facturation et paiements. Un espace EDOF correctement configuré garantit une gestion simplifiée et sécurisée des parcours CPF.
Étape 9 – Créer et publier une fiche de formation sur EDOF
La création d’une fiche de formation dans EDOF est l’étape qui permet de rendre l’offre visible dans le catalogue CPF. C’est cette fiche qui sera consultée par les bénéficiaires sur Mon Compte Formation et qui déterminera leur décision d’inscription. Sa rédaction doit donc être précise, claire et attractive.
La fiche de formation doit contenir plusieurs éléments obligatoires :
- Le titre de la formation : il doit être clair, refléter exactement l’objet de l’action et inclure la mention de la certification préparée.
- La description de l’action : cette partie doit détailler les objectifs pédagogiques, les compétences visées et les débouchés professionnels. Il est important d’éviter le jargon et de privilégier un langage accessible.
- Les modalités pratiques : durée de la formation, rythme (présentiel, distanciel, hybride), lieux de déroulement, moyens pédagogiques mis en œuvre.
- Les conditions d’accès : prérequis nécessaires, public visé, procédures d’inscription.
- Les informations financières : tarif précis de la formation, éventuels frais annexes (comme les frais d’examen), modalités de règlement. La transparence est obligatoire, car tout coût non indiqué en amont est considéré comme une non-conformité.
Une fois complétée, la fiche est soumise à validation par la Caisse des Dépôts. Tant que la fiche n’est pas conforme, elle reste en statut « brouillon » et n’apparaît pas dans le catalogue CPF. Lorsque la validation est effective, la formation est immédiatement visible et accessible au financement.
La qualité de la fiche joue un rôle déterminant dans le succès de l’offre. Une présentation soignée, des objectifs clairs et un prix transparent sont autant de facteurs qui inspirent confiance et incitent les bénéficiaires à utiliser leur CPF pour s’inscrire.
Étape 10 – Gérer les inscriptions et le suivi des apprenants via EDOF
Une fois la fiche validée et publiée, la formation apparaît dans le catalogue CPF et devient accessible aux bénéficiaires. Les candidats peuvent alors s’inscrire directement via la plateforme Mon Compte Formation. C’est à ce stade que l’organisme doit assurer une gestion rigoureuse des inscriptions et du suivi, car chaque étape est tracée par la Caisse des Dépôts.
Lorsqu’un candidat formule une demande, l’organisme reçoit une notification dans son espace EDOF. Il dispose alors d’un délai pour accepter ou refuser la demande. Un refus doit être justifié et rester exceptionnel, car il peut impacter la réputation de l’organisme. En cas d’acceptation, l’inscription devient officielle et l’organisme s’engage à dispenser la formation telle que décrite dans la fiche.
Le suivi des apprenants est également géré via EDOF. L’organisme doit déclarer l’entrée en formation, puis l’assiduité du participant au fur et à mesure du parcours. À la fin de la formation, il est obligatoire d’indiquer si le bénéficiaire a bien passé l’évaluation prévue et obtenu la certification le cas échéant. Ces informations conditionnent le déclenchement du paiement par la Caisse des Dépôts.
Cette gestion rigoureuse a un double enjeu. D’une part, elle garantit que les fonds publics sont utilisés conformément aux règles. D’autre part, elle permet à l’organisme de renforcer sa crédibilité auprès des bénéficiaires et de sécuriser ses financements. Un suivi précis et transparent est donc indispensable pour maintenir son éligibilité et sa présence durable dans le catalogue CPF.
Étape 11 – Assurer la conformité continue et éviter les sanctions
Une formation inscrite au catalogue CPF doit rester conforme en permanence pour éviter toute sanction de la Caisse des Dépôts. Publier une fiche et obtenir des inscriptions n’est qu’une étape : l’organisme doit aussi maintenir ses obligations administratives, juridiques et qualité dans la durée.
Le premier point de vigilance concerne la mise à jour des informations dans EDOF. Toute modification d’adresse, de statut juridique, de certification Qualiopi ou d’habilitation doit être immédiatement déclarée. Un organisme qui ne met pas ses données à jour prend le risque de voir ses offres suspendues, voire supprimées du catalogue CPF.
Ensuite, l’organisme doit appliquer strictement les règles de transparence financière. Les prix affichés doivent correspondre exactement aux frais facturés aux bénéficiaires. Toute pratique abusive, comme des frais cachés ou une surfacturation, est sévèrement sanctionnée. La Caisse des Dépôts dispose de contrôles réguliers pour vérifier la conformité des organismes.
Enfin, la conformité repose aussi sur le suivi pédagogique et qualitatif. Les formations doivent être réalisées conformément aux fiches publiées, et les apprenants doivent bénéficier des conditions promises (durée, modalités, certification). Des signalements répétés d’apprenants mécontents peuvent entraîner un déréférencement de l’offre, voire de l’organisme tout entier.
Assurer cette conformité continue ne se limite donc pas à éviter des sanctions. C’est aussi un moyen de construire une réputation solide sur le catalogue CPF, d’instaurer une relation de confiance avec les bénéficiaires et de garantir des financements durables. La rigueur dans le suivi administratif et la qualité pédagogique sont les meilleurs atouts pour sécuriser son activité sur le long terme.
Conclusion – comment ajouter sa formation au catalogue CPF
Ajouter une formation au catalogue CPF est une démarche exigeante mais essentielle pour accroître la visibilité et sécuriser le financement des actions de formation. Chaque étape – de la vérification de l’éligibilité à la gestion des inscriptions via EDOF – doit être abordée avec rigueur et anticipation. Le respect des obligations administratives, l’obtention de la certification Qualiopi, la sécurisation des habilitations et la transparence des informations constituent autant de conditions incontournables pour réussir son référencement.
Au-delà des formalités, publier une formation dans le catalogue CPF engage la responsabilité de l’organisme sur la durée. Assurer une mise à jour régulière des données, garantir la qualité pédagogique et respecter les règles financières sont indispensables pour maintenir la confiance des bénéficiaires et la reconnaissance de la Caisse des Dépôts. Plus qu’une simple inscription, c’est une véritable stratégie de conformité et de professionnalisation qui se met en place.
En suivant ces bonnes pratiques, un organisme ne se contente pas d’accéder à une source de financement public. Il construit également une image sérieuse et pérenne auprès des apprenants et des partenaires. Le catalogue CPF, loin d’être une simple vitrine, devient alors un levier puissant pour développer son activité et contribuer activement à la montée en compétences des professionnels en France.