Audit de surveillance Qualiopi : Comment bien se préparer

Après l’obtention de la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent se soumettre à un audit de surveillance. Cet audit, réalisé dans les 18 à 24 mois après la certification initiale, est une étape cruciale pour confirmer la conformité continue de l’organisme aux exigences du Référentiel National Qualité. Il permet de vérifier que l’organisme maintient les bonnes pratiques en place et respecte toujours les 32 indicateurs Qualiopi. Pour réussir cet audit, il est important de s’y préparer minutieusement et de mettre en place des mesures d’amélioration continue. Cet article vous guide à travers les étapes de préparation à l’audit de surveillance Qualiopi.

Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?

audit de surveillance qualiopi

L’audit de surveillance Qualiopi est un contrôle intermédiaire qui a lieu après l’obtention de la certification initiale. Son objectif est de s’assurer que l’organisme de formation respecte toujours les normes de qualité établies lors de l’audit initial. Contrairement à l’audit initial, l’audit de surveillance est généralement plus court et moins approfondi. Cependant, il reste un moment décisif dans la vie d’un organisme certifié. En effet, une non-conformité majeure détectée lors de cet audit pourrait entraîner la suspension ou la perte de la certification Qualiopi. Cet audit a donc pour but de vérifier la pérennité des pratiques, notamment en matière de gestion de la qualité, de suivi des apprenants, de qualifications des formateurs et de gestion des réclamations. L’organisme doit prouver qu’il continue d’appliquer les démarches mises en place lors de l’audit initial et qu’il s’engage dans un processus d’amélioration continue.

Étape 1 : Assurer le suivi des actions de l’audit initial

La première étape pour vous préparer à l’audit de surveillance consiste à suivre les actions mises en place après l’audit initial. Lors de l’audit initial, vous avez peut-être identifié des non-conformités mineures. Si vous avez pris des actions correctives, vous devez démontrer leur application concrète et leur efficacité. Documentez chaque action prise pour prouver à l’auditeur que vous avez résolu les problèmes et que votre organisme respecte toujours les exigences du Référentiel National Qualité. Ce suivi peut inclure des rapports d’audit interne, des comptes rendus de réunions, ou encore des preuves de mises à jour de certaines procédures. Le suivi régulier de ces actions est non seulement nécessaire pour réussir l’audit de surveillance, mais il permet également d’anticiper d’éventuelles nouvelles non-conformités.

Étape 2 : Mettre en place un système d’amélioration continue

L’un des aspects les plus importants de la préparation à l’audit de surveillance est la démarche d’amélioration continue. Qualiopi accorde beaucoup d’importance à ce processus qui garantit que l’organisme évalue régulièrement ses pratiques et améliore ses prestations. Pour prouver cette démarche, formalisez des processus réguliers d’évaluation interne. Cela inclut la collecte des retours des apprenants après chaque formation, la gestion des réclamations et l’évaluation des compétences des formateurs. Documentez ces activités et montrez comment les données collectées ont permis d’améliorer vos prestations. De plus, la réalisation d’audits internes réguliers permet d’anticiper les questions ou observations lors de l’audit de surveillance. Ces audits aident à vérifier que l’organisme respecte toujours les 32 indicateurs Qualiopi et qu’il prend les mesures correctives nécessaires avant l’audit officiel.

Étape 3 : Actualiser et centraliser les documents

Comme lors de l’audit initial, la préparation des documents est une étape cruciale de l’audit de surveillance. Il est essentiel de vérifier que tous les documents sont actualisés et qu’ils reflètent les pratiques actuelles de l’organisme. Parmi ces documents figurent le plan de formation, les fiches de suivi, les évaluations des compétences et les CV des formateurs. Il est essentiel de centraliser ces éléments dans un dossier accessible à l’auditeur pour simplifier le déroulement de l’audit. Un système de gestion documentaire efficace garantit des preuves à jour et bien organisées pour couvrir tous les indicateurs requis. Cette organisation permet également de gagner du temps et d’assurer la conformité tout au long du processus. Analysez les questionnaires de satisfaction des apprenants et utilisez les résultats pour améliorer les processus de formation. Documentez également les procédures de gestion des réclamations pour démontrer que l’organisme traite de manière proactive les retours négatifs.

Étape 4 : Préparer l’équipe à l’audit

Préparez toute l’équipe à l’audit de surveillance et assurez-vous que chaque membre puisse répondre aux questions de l’auditeur. Informez-les des pratiques mises en place depuis l’audit initial et faites-leur comprendre les enjeux de l’audit de surveillance. Organisez des réunions internes pour réviser les principaux indicateurs Qualiopi et les documents à présenter lors de l’audit. Le personnel doit être en mesure de démontrer que les pratiques en place répondent aux exigences du Référentiel National Qualité. Il peut également être utile de simuler un audit blanc pour préparer l’équipe aux questions de l’auditeur et identifier les éventuelles lacunes avant l’audit officiel. Une équipe bien préparée pourra aborder l’audit de manière sereine et démontrer que l’organisme continue de respecter les normes de qualité.

Étape 5 : Le déroulement de l’audit de surveillance

L’audit de surveillance se déroule généralement en plusieurs étapes. Il commence par une réunion d’ouverture au cours de laquelle l’auditeur explique le déroulement de l’audit et les points qui seront vérifiés. Ensuite, l’auditeur examine les documents et les preuves fournies pour évaluer la conformité de l’organisme aux indicateurs du référentiel. L’audit de surveillance est moins exhaustif que l’audit initial, mais il se concentre principalement sur les points critiques identifiés lors de l’audit initial, ainsi que sur la gestion de l’amélioration continue. À la fin de l’audit, l’auditeur organise une réunion de clôture pour faire un retour sur les points conformes et les éventuelles non-conformités détectées. Si des non-conformités mineures sont identifiées, l’organisme devra mettre en place des actions correctives dans un délai imparti. En revanche, si des non-conformités majeures sont relevées, elles pourraient remettre en cause la certification. Une bonne préparation permet d’éviter ces situations et d’assurer le maintien de la certification.

Étape 6 : Suivi post-audit et actions correctives

Après l’audit de surveillance, mettez rapidement en œuvre des actions correctives si des non-conformités ont été relevées. Fournissez à l’auditeur des preuves que vous avez appliqué les mesures correctives et résolu les non-conformités. Ce suivi est essentiel pour maintenir la certification et prouver l’engagement de votre organisme dans une démarche de qualité. Si l’audit de surveillance se termine sans non-conformités, cela confirme que vous respectez toujours les exigences du Référentiel National Qualité. Cela vous permet également de conserver votre certification. Le suivi post-audit est une étape cruciale pour garantir la continuité des bonnes pratiques. Il permet aussi d’anticiper les audits de renouvellement qui suivront.

Conclusion

L’audit de surveillance Qualiopi est essentiel pour garantir que votre organisme respecte toujours les normes de qualité. Une préparation rigoureuse et méthodique est nécessaire pour réussir cet audit. Suivez les bonnes pratiques, comme le suivi des actions de l’audit initial et l’amélioration continue. Actualisez vos documents et préparez votre équipe pour maximiser vos chances de succès. Ne percevez pas cet audit comme une contrainte, mais plutôt comme une opportunité d’améliorer vos pratiques. Un audit réussi vous permet de maintenir votre certification Qualiopi et de renforcer la crédibilité de votre organisme. Cela vous positionne favorablement sur le marché de la formation professionnelle.

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