Audit de certification :

Qu’est ce qu’un audit de certification ?

Cet article concerne les audits de certifications. Il s’agit d’aborder les grandes lignes de l’audit de certification au sein de organismes souhaitant être certifiés. De même, la méthodologie de l’audit interne est très proche de celle décrite présentement.

Préparation de l’audit

L’organisme de certification choisi proposera de choisir un auditeur parmi ceux disponibles aux dates retenues. En premier lieux, le certificateur aura choisi un auditeur pouvant intervenir dans votre domaine : industrie, service, agroalimentaire, … Il n’est pas toujours évident de trouver le bon auditeur aussi bien pour le certificateur que pour l’organismes audité.

Ensuite, lorsqu’une liste d’auditeur a été proposée, plusieurs questions doivent se poser afin d’effectuer un choix :

A t il une bonne connaissance de votre secteur ?
Aura t il la capacité à analyser votre contexte facilement ? (association, collectivités, services de l’état, administration, …)
Est il responsable qualité ? Est il consultant qualité ?
L’auditeur est il auditeur à temps plein ?
Est il auditeur pour d’autres organismes certificateur ?

Enfin l’auditeur sera mandaté par le certificateur. En premier lieux, il vous demandera une liste de document à fournir afin de réaliser son audit d’étape 1.

Les documents demandés par l’auditeur sont par exemple :

La politique ou stratégie de l’entreprise ;
Une description des processus de l’entreprise (cartographie des processus)
Le/les dernier(s) rapport(s) d’audit ;
La dernière revue de direction ;
Un organigramme (Ça arrive qu’il soit demandé) ;
…

Audit d’étape 1 : audit documentaire

L’auditeur prendra connaissance de l’ensemble des documents. Il réalisera un audit documentaire qui lui permettra de préparer son questionnaire d’audit. Cette étape est importante car elle permet à l’auditeur de préparer son visite sur site.

Il pourra à ce moment vous faire parvenir le plan d’audit avec la planification ainsi que les personnes auditées (direction et salariés).

Il se peut que cette audit étape 1 soit réalisée sur site par l’auditeur. En effet, certains organismes certificateurs organisent les audits de cette manière. Cela permet aussi de prendre contact physiquement avec l’auditeur avant l’audit. A priori, l’audit étape se faire sur site plutôt lors de l’audit initial.

L’audit de certification : audit étape 2

L’audit de certification lui même a une durée variable en fonction de la dimension de l’entreprise ou du service concerné. La durée d’audit est définie en fonction du nombre de site (géographique) et du nombre de salariés (exprimé en ETP).

La durée peut aller d’un journée à plusieurs jours à plusieurs auditeurs.

Par exemple, une entreprise de 30 personnes et un site peut estimer la durée de son audit à 2 jours : 1,5 jours sur site et 0,5 jours de préparation et rédaction du rapport. De plus, la durée de l’audit de suivi, serait d’une demi-journée.

La réunion d’ouverture

La réunion d’ouverture est la première étape de l’audit de certification. C’est une présentation de l’auditeur ainsi que des conditions d’audit et des acteurs. Il s’agit aussi de vérifier le plan d’audit et la disponibilité des ressources auditées.

L’auditeur présentera les / ses méthodes d’audits et rappellera le périmètre de l’audit de certification.

Il est très important que l’ensemble de la direction et des cadres soient présents dans la limite d’un nombre pas trop important. Par exemple, dans une entreprise de taille moyenne, il est conseillé de faire venir l’ensemble des audités et si possible les salariés.

Cela montre à l’auditeur l’importance de la démarche qualité mise en oeuvre et de l’implication de chacun. Cette réunion ne dépassant pas les 15 minutes, il n’y a pas une grosse perte de productivité de la journée. De plus, cela peut aussi être le moment d’offrir aux salariés un moment de convivialité avant le début de la réunion d’ouverture.

Rappel de l’étude documentaire (audit étape 1).

L’auditeur indiquera s’il lui a manqué des informations ou documents lors de l’étape 1. Dans ce cas, il complétera les éléments qui lui sont nécessaires par des questionnements.

Présentation de l’entreprise

Lors de la première année d’audit de certification, il est demandé à la direction (au sens de la norme visée) de présenter l’entreprise et son contexte. Depuis, le passage aux version 2015 de l’ISO 9001 et ISO 14001, cette étape est donc directement en lien avec des exigences normatives (§4 de la Norme ISO 9001v2015 : Contexte de l’organisme). Cette étape est importante lors de l’audit initial.

L’auditeur pourra ensuite démarrer son audit par la stratégie et politique de l’organisme.

L’audit en tant que tel

C’est à ce moment que l’audit lui même débute. L’auditeur posera donc ses questions processus par processus. Ainsi il suivra le plan d’audit prévu, processus par processus.

Il demandera à s’appuyer sur des éléments de preuve qui viendront appuyer les réponses des audités.

Les questionnements aux acteurs du système de management

Les pilotes de processus :

Comment est organisé votre processus ?
Quels sont vos ressources ?
L’indicateur choisi est il vraiment pertinent?
Qu’est ce que la Qualité a apporté a votre périmètre ?
Savez vous situer votre processus par rapport aux objectifs fixés par la Direction?
Une organisation et un management transversal existent ils dans l’entreprise?
Quels changements sont planifiés dans le processus?

A tous les salariés : (implication de la direction)

Comment êtes vous conseillés par le Responsable Qualité ?
Assiste t’il aux réunions d’ouverture et de clôture ?
A t’il connaissance du rapport de revue de Direction ?

A tous les salariés : (connaissance de la démarche qualité)

Savez vous que l’entreprise est engagée dans une démarche Qualité ?
Que cela signifie quoi pour vous ?
Avez vous déjà entendu parlé de la politique Qualité?
Êtes vous capables de citer 3 ou 4 principes de la Qualité?

Plus toutes les questions associées au métier, à la fonction, aux processus, …

Audit initial et complétude des dossiers

Lors d’un audit initial, il est possible de présenter à l’audit un nombre restreint de dossiers, produits, … qui entre dans les « procédures Qualité ». En effet, la jeunesse du système que vous venez de mettre en place induit que certains dossiers en cours ne sont pas totalement liés aux nouvelles procédures.

Par exemple, si le projet de certification a débuté il y a 12 mois les dossiers datant de 9 mois doivent être conformes. En revanche, les dossiers débutés en amont (plus de 12 mois) n’entrent pas totalement dans les procédures du SMQ. Par conséquent, ils n’ont pas l’obligation d’être conforme.

Temps de synthèse

L’auditeur va prendre quelques minutes (de 15 à 30 minutes) pour réaliser la synthèse des constats de la journée ou de l’audit. Par conséquent, il peut être opportun de lui trouver un espace de travail au calme.

La réunion de clôture

L’auditeur vous réunit une dernière fois pour vous faire part de ses conclusions.
Durant l’audit, il aura pris des notes et relevé quelquefois des remarques.

Ces remarques peuvent être de plusieurs niveaux, par exemple :

Non-Conformité Majeure
Non-conformité Mineure
Point Sensible
Piste de progrès / point d’amélioration
Point fort

Plus de détails sur les constats d’audits.

Seules les Non conformités majeures feront que le certificat ne pourra vous êtes délivré par l’organisme certificateur. En revanche, un nombre très important de non-conformités mineures ne le permettrait pas non plus.

Rapport d’audit

En général, sous 8 jours, l’auditeur rédigera son rapport et vous le proposera en relecteur. Il l’adressera ensuite à l’organisme certificateur pour étude par le comité de certification.

Vous recevrez dans les semaines qui suivent un rapport d’audit où seront listés tous les écarts relevés par l’auditeur via l’organisme certificateur.

Par ailleurs, les non conformités mineures et les points sensibles notés par l’auditeur seront vérifiés lors de l’audit suivant.

Quelques conseils

Afin de faciliter le travail de l’auditeur et travailler en transparence :

Préparez vos documents à l’avance,
Répondez précisément aux questions de l’auditeur,
Donnez lui les preuves de vos affirmations,

Afin de montrer votre savoir faire et montrer l’importance des salariés, il peut être nécessaire de prévoir de faire visiter les locaux de l’entreprise. En revanche, prévoyez un accès simplifié à l’auditeur : badges d’accès, tenue de sécurité à la taille de l’auditeur etc Du reste, il ne s’agit pas de jouer la montre lors de la visite.

Un audit initial n’est pas à négliger. En effet, un audit initial est important car il permet de confirmer la démarche initiée depuis plusieurs mois. Un échec ou un résultat mitigé pourrait démobiliser les salariés.

Par conséquent, il est donc conseiller réaliser un audit à blanc en amont. Celui-ci permet de s’assurer de la conformité avant l’audit initial.

Dans le cadre de notre offre de services et d’accompagnement qualité ISO 9001 nous proposons de mener, par exemple, les audits internes ou les audits à blanc. Un consultant qualité pourra mener pour vous un audit en s’appuyant sur son expertise. Il peut réaliser des audits qualité, des audits sécurité ou des audits environnement voire même des audits QSE.

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