Premièrement, l’indicateur 9 du référentiel national Qualité ou aussi nommé Qualiopi est :
Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.
Guide national du référentiel Qualité – Qualiopi
Niveau Attendu de l’indicateur 9 RNQ
Les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation sont formalisées et diffusées.
Règlement intérieur, livret d’accueil, convocation, conditions générales d’utilisation (CGU), noms des référents pédagogiques et administratifs, organigramme, aspects périphériques à la formation : hébergement, restauration, transport, rémunération… ; modalités d’accès des personnes en situation de handicap.
NB : Les documents peuvent être adressés aux bénéficiaires par mail ou par courrier. Ils peuvent aussi être disponibles sur le site internet ou affichés dans les locaux et les bénéficiaires doivent en être informés. Pour le public mineur, l’information doit être transmises également aux responsables légaux.
Si les prestations se déroulent en entreprise, le règlement intérieur de l’entreprise est applicable concernant les mesures de santé et de sécurité.
Qui est concerné par l’indicateur 9 du RNQ ?
L’indicateur 9 concerne l’ensemble des prestataires concourant au développement des compétences :
Formation
Applicable
Bilan de compétence
Applicable
CFA
Applicable
VAE
Applicable
Comment répondre à l’indicateur 9 de la Certification Qualiopi – RNQ ?
Quels éléments présenter pour répondre à l’indicateur 9 de la certification Qualiopi ?
Pour répondre à l’indicateur 9, le prestataire doit fournir une information complète, claire et traçable sur le déroulement de la prestation. Cela passe souvent par un livret d’accueil, une convention de formation, ou une fiche descriptive remise au bénéficiaire avant le démarrage. Les éléments attendus incluent : les objectifs de la formation, le programme, la durée, le rythme, les modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, hybride), les modalités d’évaluation, et les moyens mobilisés. Il convient également d’indiquer les horaires, les conditions d’accès, les modalités d’accueil (notamment pour les personnes en situation de handicap) et les règles de fonctionnement internes (règlement intérieur, procédures en cas d’absence, etc.). Ces informations sont à communiquer avant le début de l’action, et être à jour. L’organisme doit pouvoir démontrer que chaque bénéficiaire en a bien pris connaissance. Lors de l’audit, l’auditeur pourra vérifier la présence de ces documents dans les dossiers stagiaires, ou demander des exemples concrets. L’objectif est de garantir une transparence totale dès l’entrée en formation, conforme aux exigences du référentiel national qualité.
Pourquoi l’information préalable est-elle essentielle à l’engagement du stagiaire ?
Informer le bénéficiaire sur le déroulement de la prestation est une étape déterminante dans son parcours. Cette transparence crée un cadre de confiance, essentiel à son engagement. En connaissant dès le départ les objectifs, le rythme, la durée ou encore les modalités pédagogiques, le stagiaire peut se projeter, s’organiser et s’impliquer. Il sait à quoi s’attendre. Cette clarté réduit les incompréhensions et les abandons en cours de parcours. L’information préalable constitue donc un levier de qualité, en plus d’être une exigence du référentiel Qualiopi – RNQ. Elle valorise également le professionnalisme du prestataire. Ce dernier montre qu’il considère le bénéficiaire comme un acteur à part entière de sa formation. Dans un contexte où les financements sont souvent conditionnés à la régularité de présence et à l’assiduité, fournir des informations précises et anticipées est aussi un gage de sérieux. Cette démarche permet de limiter les litiges ou les malentendus. C’est pourquoi l’indicateur 9 ne doit pas être à traiter à la légère. Il reflète la capacité de l’organisme à communiquer avec clarté, pédagogie et rigueur, avant même le début de l’action de formation. Un bénéficiaire bien informé est un bénéficiaire plus engagé et mieux préparé à suivre son parcours.
Quels supports utiliser pour formaliser les conditions de déroulement ?
Pour répondre à l’indicateur 9 de la certification Qualiopi – RNQ, le prestataire doit structurer une information complète et lisible, remise avant le démarrage de la prestation. Le livret d’accueil reste le support le plus couramment utilisé. Il permet de regrouper tous les éléments utiles : objectifs, durée, programme, modalités pédagogiques, évaluation, modalités d’accès, accompagnement spécifique, etc. D’autres supports sont également à mobiliser, comme la fiche action de formation, la convention, ou un e-mail récapitulatif. Le format importe peu, à condition que le contenu soit clair, à jour et communiqué avant la formation. Il est aussi possible de fournir un accès à un espace en ligne sécurisé, avec des documents téléchargeables. Cette solution est particulièrement adaptée aux formations à distance ou hybrides. Les supports doivent aussi inclure les aspects pratiques : calendrier, horaires, lieu ou lien de connexion, matériel requis. Ils peuvent intégrer des annexes, comme le règlement intérieur, les consignes sanitaires, ou les contacts utiles. Pour les publics spécifiques (en situation de handicap, apprentis, etc.), il est essentiel d’adapter l’information. Chaque support remis constitue une preuve lors de l’audit Qualiopi. L’objectif est de démontrer que chaque bénéficiaire a reçu une information claire, fiable et conforme au cadre légal et pédagogique.
Comment prouver que l’information a bien été transmise ?
Pour satisfaire pleinement à l’indicateur 9, il ne suffit pas de produire des supports d’information. Il faut prouver la bonne transmission des documents au bénéficiaire, avant le démarrage de la prestation. Cette preuve peut prendre plusieurs formes. La plus simple consiste à faire signer une attestation de remise du livret d’accueil ou une fiche de validation des documents remis. Cette attestation est à intégrer au dossier de formation ou au contrat. En cas d’envoi par e-mail, une copie du message, avec les pièces jointes ou les liens, est à conserver dans le dossier du stagiaire. Le prestataire transmet l’information via la plateforme en ligne et conserve une preuve de lecture ou de connexion. L’essentiel est de pouvoir démontrer, lors de l’audit, que chaque bénéficiaire a bien eu accès aux informations, et ce avant le début de la formation. L’absence de preuve formelle peut entraîner un écart. Nous recommandons de systématiser cette étape et d’en assurer la traçabilité. Cette rigueur administrative renforce la qualité de l’accueil, sécurise le démarrage de la prestation, et démontre que l’organisme agit dans une logique de transparence et de professionnalisme, comme attendu dans le cadre du référentiel national qualité.
Rappel du critère 3 :
L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
Information importante : afin de bien comprendre l’objectif de cette page, veuillez noter que les éléments présentés sur ne garantissent pas l’obtention ou le maintien de la certification Qualiopi. En effet, il s’agit d’une aide au déploiement des exigences du référentiel national Qualité pour l’indicateur 9. De même, nous proposons ici des pistes de réflexion qui doivent permettre de répondre selon vos propres organisions et process. Sous cette réserve, nous déclinons toute responsabilité quant pilotage de votre démarche qualité et sa conformité au référentiel.
Nos domaines d’intervention
Nos consultants et auditeurs peuvent vous accompagner dans le cadre de la préparation de la certification Qualiopi. Celle-ci est aussi appelée Référentiel National Qualité – RNQ en lien avec le référentiel publié par décret.