Pourquoi le déménagement d’un organisme certifié Qualiopi nécessite une déclaration formelle ?
Un déménagement professionnel ne se limite pas à un simple transfert logistique : pour un organisme de formation certifié Qualiopi, il implique un certain nombre de démarches administratives spécifiques. En effet, la certification Qualiopi repose sur la conformité à un référentiel exigeant, incluant la traçabilité des informations administratives et juridiques liées à l’organisme. Ainsi, tout changement d’adresse doit être formellement déclaré, sous peine de non-conformité ou de suspension du certificat.
Les formalités à effectuer varient selon la situation : un déménagement dans la même région implique une réémission du certificat, tandis qu’un transfert dans une autre région nécessite des démarches plus lourdes, comme un changement de SIRET, de NDA, voire un transfert de certification. Dans tous les cas, la DREETS de votre région et votre organisme certificateur doivent être informés rapidement.
De plus, si vous êtes inscrit sur la plateforme EDOF (Espace des Organismes de Formation), il est impératif de mettre à jour votre fiche auprès de la Caisse des Dépôts (CDC). Ce point est souvent négligé, alors qu’il conditionne l’accès aux financements publics.
Dans cet article, nous détaillerons les démarches à suivre selon votre situation, les documents à fournir, ainsi que les bonnes pratiques pour anticiper et sécuriser votre changement d’adresse tout en restant en conformité avec Qualiopi.
Déménagement dans la même région : quelles formalités suivre pour rester conforme à Qualiopi ?
Si votre organisme de formation déménage mais reste implanté dans la même région administrative, les démarches à effectuer dans le cadre de la certification Qualiopi sont relativement simples, mais restent obligatoires. Ce type de changement implique principalement une mise à jour administrative et une réémission de votre certificat Qualiopi.
La première action à entreprendre est de signaler le changement d’adresse à votre DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). Cette déclaration doit être faite rapidement, afin que votre dossier administratif reste à jour au niveau régional.
Ensuite, vous devez informer votre organisme certificateur. Celui-ci vous demandera probablement de fournir une preuve officielle du changement d’adresse (par exemple, un justificatif de domiciliation, un Kbis à jour ou un avis de situation SIRENE). Cette étape déclenchera une réémission de votre certificat Qualiopi, avec la nouvelle adresse. Il ne s’agit pas d’une nouvelle certification, mais d’une mise à jour documentaire conforme aux exigences du référentiel.
Bien que ce déménagement ne modifie pas votre numéro de SIRET ni votre NDA, il est essentiel de mettre à jour vos documents internes (livret d’accueil, convention de formation, site web, etc.) pour refléter la nouvelle adresse. Cela démontre votre rigueur documentaire lors d’un audit ou d’un contrôle.
Enfin, si vous êtes référencé sur la plateforme EDOF, pensez également à effectuer la modification de votre adresse sur l’espace de gestion de la CDC.
En résumé, même dans la même région, un déménagement nécessite une vigilance administrative pour préserver votre conformité Qualiopi.
Déménagement dans une autre région : quelles démarches obligatoires pour conserver votre certification Qualiopi ?
Si votre organisme de formation change de région administrative, les démarches liées à votre certification Qualiopi sont plus complexes qu’en cas de simple changement d’adresse local. Ce déménagement implique en effet plusieurs modifications administratives majeures, qui ont un impact direct sur votre référencement qualité et votre conformité réglementaire.
La première étape consiste à signaler le changement d’adresse à la DREETS de la nouvelle région. Ce changement entraîne automatiquement la modification de votre numéro de déclaration d’activité (NDA), puisque celui-ci est directement lié à votre région d’enregistrement. En parallèle, vous devrez mettre à jour votre numéro SIRET, qui changera suite à la nouvelle domiciliation enregistrée auprès de l’INSEE.
Une fois ces modifications effectuées, vous devez impérativement informer votre certificateur Qualiopi. Celui-ci procédera à un transfert de votre dossier de certification vers la nouvelle région, suivi d’une réémission de votre certificat intégrant la nouvelle adresse, le nouveau NDA et le nouveau SIRET. Il ne s’agit pas d’une nouvelle évaluation complète, mais d’un transfert administratif qui peut néanmoins entraîner des vérifications complémentaires selon les cas.
En parallèle, pensez à mettre à jour toutes vos informations sur vos supports officiels (devis, factures, livret d’accueil, site internet, etc.) pour refléter les nouvelles coordonnées de votre structure. Et surtout, si vous êtes inscrit sur EDOF, effectuez le changement auprès de la CDC, sans quoi votre référencement pourrait être suspendu.
En bref, un déménagement interrégional demande une coordination rigoureuse entre les services de l’État, votre certificateur et vos supports administratifs pour rester conforme à la norme Qualiopi.
Et si vous êtes inscrit sur la plateforme EDOF ? Ce qu’il ne faut surtout pas oublier
Lorsque vous êtes certifié Qualiopi et que vous proposez des formations financées par des fonds publics ou mutualisés, vous êtes nécessairement inscrit sur la plateforme EDOF (Espace des Organismes de Formation). Ce portail géré par la Caisse des Dépôts (CDC) permet notamment d’afficher vos offres de formation et de recevoir des financements, notamment via le CPF. En cas de déménagement, la mise à jour de vos informations sur cette plateforme est obligatoire.
Que votre changement d’adresse ait lieu dans la même région ou dans une autre, vous devez modifier votre fiche EDOF dès que les nouvelles coordonnées administratives (adresse, SIRET, NDA) sont effectives. Il s’agit d’un élément souvent négligé, mais essentiel pour maintenir votre référencement actif et éviter la suspension temporaire de vos formations.
Pour effectuer la mise à jour, vous devez vous connecter à votre espace EDOF avec vos identifiants habituels, accéder à la rubrique « Mon profil » ou « Mes informations administratives », et procéder à la modification de l’adresse et des identifiants associés. Il peut également être nécessaire de transmettre un justificatif (Kbis mis à jour ou attestation INSEE), notamment si le SIRET a changé.
En cas de non-mise à jour, vous risquez un déréférencement automatique, ce qui signifie que vos actions de formation ne seront plus visibles sur Mon Compte Formation, et que vous ne pourrez plus percevoir de financements.
Pour éviter cela, il est fortement recommandé d’anticiper ces démarches, de préparer les documents à l’avance et de vérifier la bonne prise en compte des modifications dans votre tableau de bord EDOF. Cette vigilance vous assure une continuité d’activité, même en période de transition.
Quelles bonnes pratiques pour un déménagement conforme à Qualiopi ?
Anticiper un déménagement est essentiel pour ne pas compromettre votre certification Qualiopi. Au-delà des démarches administratives, certaines bonnes pratiques vous permettent de gérer cette transition en toute sérénité et sans rupture de conformité.
Avant toute chose, pensez à établir un plan de migration administrative. Ce document interne recense les étapes à suivre, les parties prenantes à informer (DREETS, certificateur, CDC) et les documents justificatifs à préparer. En listant les tâches et les échéances, vous évitez les oublis critiques et maîtrisez les délais.
Parmi les documents à préparer en amont figurent : un Kbis mis à jour, une attestation INSEE, un justificatif de domiciliation, et, si applicable, une attestation de transfert de NDA. Ces éléments seront requis à différents moments par les autorités ou votre organisme certificateur.
Communiquez également avec vos équipes en interne. Un déménagement peut impacter l’organisation des formations, la logistique ou la réception des courriers. Préparez les services à cette transition afin qu’ils soient disponibles pour répondre aux éventuelles sollicitations des auditeurs ou des financeurs.
Du côté documentaire, n’oubliez pas de mettre à jour toutes vos références : livret d’accueil, fiches de formation, site web, CGV, documents qualité, etc. Un audit peut très bien porter sur la cohérence entre votre adresse déclarée et vos supports opérationnels.
Enfin, vérifiez une fois les démarches réalisées que toutes les plateformes officielles (EDOF, DREETS, Qualiopi) affichent les bonnes informations. Un contrôle de cohérence final est toujours recommandé pour sécuriser votre certification et maintenir votre éligibilité aux financements.
Conclusion
Le déménagement d’un organisme de formation certifié Qualiopi n’est pas une formalité anodine. Il implique une série de démarches administratives, réglementaires et opérationnelles qui doivent être menées avec rigueur. Selon la nature du changement (dans la même région ou hors région), les conséquences sur votre certification peuvent varier. Cependant, dans tous les cas, la clé réside dans l’anticipation, la traçabilité et la communication fluide avec les acteurs concernés : DREETS, certificateur, et Caisse des Dépôts via EDOF.
Une fois bien préparé, ce changement d’adresse devient une opportunité : celle de renforcer votre organisation documentaire, de réaffirmer votre engagement qualité et de consolider la conformité de votre offre de formation. Grâce à une gestion proactive et documentée, vous conservez votre certification sans rupture et continuez à proposer vos formations en toute légitimité.