Pourquoi la sous-traitance CPF à l’étranger soulève des enjeux cruciaux en 2025
Dans un contexte de globalisation des compétences et de digitalisation accélérée, de plus en plus d’organismes de formation cherchent à externaliser certaines de leurs prestations, y compris à l’international. Cette logique d’optimisation ou de spécialisation les conduit à envisager la sous-traitance CPF à des prestataires basés hors de France. Si cette pratique peut sembler avantageuse sur le plan économique ou opérationnel, elle soulève toutefois des enjeux réglementaires majeurs.
Le Compte Personnel de Formation (CPF), dispositif financé par la Caisse des Dépôts et encadré par le Code du travail, repose sur des exigences strictes de traçabilité, de qualité, et de conformité. Dès lors qu’un organisme de formation fait appel à un sous-traitant pour délivrer tout ou partie d’une formation financée via le CPF, il reste juridiquement responsable de l’ensemble de la prestation, même si le prestataire est situé à l’étranger. Cette responsabilité n’est ni partagée ni transférable.
La sous-traitance CPF implique donc une vigilance renforcée, car l’utilisation de fonds publics impose un niveau d’exigence élevé, tant sur la qualité des actions que sur la transparence administrative. L’organisme donneur d’ordre doit notamment s’assurer que son sous-traitant respecte les critères du référentiel Qualiopi, dispose d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) en France, et agit dans un cadre légal et contractuel rigoureux.
Mal encadrée, la sous-traitance peut entraîner des risques de déréférencement, de remboursement de fonds indûment perçus, voire de sanctions administratives. Elle doit donc être anticipée, formalisée et contrôlée avec méthode. L’internationalisation ne doit jamais être un motif d’allègement des obligations, mais bien une démarche encadrée, conforme et transparente.
Règles juridiques françaises applicables à la sous-traitance CPF, y compris à l’étranger
La sous-traitance CPF respecte strictement les règles du droit français, quel que soit le lieu d’exécution de la prestation. Le Code du travail, les décrets d’application liés à la formation professionnelle et les conditions générales d’utilisation de la plateforme Mon Compte Formation renforcent ce principe fondamental. Aucune exception territoriale ne s’applique.
Ainsi, un organisme de formation français qui externalise une action CPF à un prestataire étranger demeure pleinement responsable vis-à-vis des financeurs publics. La législation impose que tout prestataire, même étranger, respectant une mission financée par le CPF, soit en mesure de prouver :
- L’existence d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) enregistré en France.
- La conformité avec les critères du référentiel Qualiopi, sauf cas d’exemption très spécifique.
- Le respect du RGPD, en particulier pour les données des apprenants.
- Une traçabilité complète des actions de formation : objectifs, déroulé, évaluation, émargement, etc.
En cas de non-respect de ces obligations, c’est le donneur d’ordre qui supportera les conséquences. Il pourra être contraint de rembourser les sommes perçues, faire l’objet d’un déréférencement sur EDOF, voire de sanctions administratives. En d’autres termes, la sous-traitance CPF n’est pas une délégation de responsabilité, mais un engagement contractuel à haut niveau d’exigence.
Le recours à un prestataire étranger doit donc s’accompagner d’un cadrage juridique précis, incluant un contrat en bonne et due forme, des clauses de conformité et des vérifications systématiques de la légalité de l’intervention. L’internationalisation est possible, mais elle exige une rigueur équivalente à celle attendue en France.
Sous-traitant étranger : Qualiopi obligatoire ou cas d’exemption ?
L’une des questions les plus fréquentes concernant la sous-traitance CPF à l’étranger concerne la certification Qualiopi. Est-elle obligatoire pour le sous-traitant situé hors de France ? La réponse dépend du statut du sous-traitant, de sa localisation géographique, de la fréquence des prestations et du cadre contractuel retenu.
En principe, toute entité, française ou étrangère, qui délivre une action financée par le CPF doit répondre aux 7 critères du référentiel Qualiopi. Cela inclut les actions de formation, de VAE, de bilan de compétences ou d’apprentissage. Dès lors que le sous-traitant joue un rôle actif dans la délivrance pédagogique de la formation, il est censé être certifié Qualiopi.
Toutefois, il existe des exceptions. Un prestataire intervenant de manière ponctuelle depuis un pays membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen peut être exonéré de l’obligation de Qualiopi s’il respecte certaines conditions :
- Il ne réalise que quelques interventions dans l’année (activité occasionnelle).
- Il ne dépasse pas un seuil d’activité significatif.
- Il est couvert par le système déclaratif du donneur d’ordre.
Autre cas spécifique : les micro-entrepreneurs dont le chiffre d’affaires est inférieur à 77 700 € peuvent également, dans certaines configurations, intervenir en tant que sous-traitants CPF sans être titulaires de Qualiopi, sous réserve d’un cadre contractuel clair et d’une supervision stricte de l’organisme principal.
Malgré ces exemptions, il est recommandé, pour sécuriser juridiquement la prestation, de favoriser la collaboration avec des sous-traitants déjà certifiés Qualiopi ou prêts à l’être. Cela simplifie les audits, renforce la traçabilité, et évite toute interprétation défavorable en cas de contrôle ou de litige avec la CDC.
Le contrat de sous-traitance CPF : clauses obligatoires et responsabilité du donneur d’ordre
Dans toute opération de sous-traitance CPF, le contrat entre le donneur d’ordre et le prestataire exécutant est non seulement indispensable, mais aussi encadré par des règles précises. Il ne s’agit pas d’un simple accord moral ou d’un échange informel : le Code du travail et les conditions imposées par la Caisse des Dépôts exigent une formalisation rigoureuse de la relation contractuelle.
Le contrat de sous-traitance CPF doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Il doit notamment préciser :
- Les modalités de réalisation de l’action de formation (durée, objectifs, programme, supports).
- Le rôle exact du sous-traitant (animation, accompagnement, suivi…).
- Les modalités d’évaluation des acquis et de validation des compétences.
- Le respect du référentiel Qualiopi, directement ou sous la responsabilité du donneur d’ordre.
- Les obligations en matière de traçabilité, de gestion administrative et de confidentialité.
Ce contrat doit aussi intégrer des clauses de contrôle, permettant à l’organisme principal de vérifier à tout moment la conformité de l’intervention. Cela peut inclure des audits internes, l’accès aux documents d’émargement, ou encore la récupération de supports pédagogiques. Le donneur d’ordre ne peut se décharger de sa responsabilité en invoquant un manquement du sous-traitant : il reste seul responsable vis-à-vis des financeurs publics.
En cas de contrôle de la CDC, c’est l’organisme principal qui devra justifier que son prestataire respectait bien l’ensemble des exigences. Un contrat incomplet ou imprécis peut entraîner un refus de prise en charge, une exigence de remboursement ou un retrait du référencement. Ainsi, une sous-traitance CPF bien cadrée contractuellement est une condition incontournable de sécurité juridique.
Sous-traitance CPF : limites légales, plafonds et interdictions à connaître
Si la sous-traitance CPF est autorisée, elle n’est pas pour autant sans limites. Le législateur a instauré des restrictions précises pour éviter les abus, préserver la qualité des actions de formation, et garantir la bonne utilisation des fonds publics. Les organismes de formation doivent en avoir une parfaite connaissance avant d’envisager toute délégation, surtout lorsqu’elle concerne des prestataires à l’étranger.
Une première limite concerne le volume de sous-traitance autorisé. En effet, un organisme de formation ne peut sous-traiter plus de 80 % de son chiffre d’affaires issu du CPF. Cette règle vise à s’assurer que le donneur d’ordre conserve une part significative de l’activité en interne, ce qui garantit son implication directe dans la pédagogie et la gestion des parcours. Dépasser ce seuil expose à des sanctions, allant jusqu’au déréférencement sur la plateforme EDOF.
Autre point crucial : la sous-traitance en cascade est interdite. Un sous-traitant ne peut à son tour déléguer l’exécution à un autre prestataire. Cette règle garantit la traçabilité de la prestation et la maîtrise de la qualité. Toute tentative de sous-traitance indirecte est considérée comme une rupture des conditions de financement CPF.
Enfin, certaines catégories d’acteurs, comme les plateformes non déclarées, les prestataires sans NDA ou sans certification Qualiopi, ne peuvent en aucun cas intervenir dans le cadre d’une action CPF, même en appui technique. Leur participation est incompatible avec le cadre réglementaire actuel, notamment depuis les réformes introduites en 2023.
En résumé, la sous-traitance CPF est une pratique strictement encadrée. Elle doit être utilisée avec discernement, dans des proportions maîtrisées, et avec des partenaires parfaitement conformes aux exigences du système français de formation professionnelle.
Cas particuliers : sous-traitance dans l’UE et hors UE, quelles différences ?
Dans le cadre de la sous-traitance CPF, la localisation géographique du sous-traitant joue un rôle essentiel sur le plan juridique. Il ne suffit pas d’identifier un prestataire compétent : encore faut-il déterminer si sa situation administrative et sa zone d’activité permettent une intervention conforme aux règles françaises. Une distinction fondamentale est à faire entre les sous-traitants situés dans l’Union européenne (UE) ou l’Espace économique européen (EEE), et ceux installés hors de ces zones.
Lorsqu’un organisme de formation a recours à un sous-traitant européen, il bénéficie d’un régime de tolérance à condition que la prestation soit occasionnelle.
Cela signifie que si un intervenant européen réalise une ou deux actions CPF dans l’année, de façon non récurrente, il peut bénéficier temporairement d’une exemption de certaines obligations, comme l’obtention du NDA ou la certification Qualiopi. Toutefois, cette exception ne dispense en aucun cas le donneur d’ordre de ses responsabilités. Il doit s’assurer que le sous-traitant respecte les critères de qualité, la traçabilité de l’action, et les obligations liées au RGPD.
En revanche, si la sous-traitance CPF concerne un prestataire hors UE, la situation se complexifie. Le prestataire doit obligatoirement désigner un représentant légal en France, obtenir un numéro de déclaration d’activité auprès de la DREETS, respecter les obligations fiscales et sociales françaises, et garantir la conformité des données transférées. De plus, les actions réalisées à distance depuis un pays tiers peuvent faire l’objet d’un contrôle renforcé par la CDC.
En résumé, plus on s’éloigne du territoire français, plus les exigences de conformité augmentent. La sous-traitance CPF internationale est possible, mais elle nécessite une préparation rigoureuse, une documentation contractuelle précise et un contrôle renforcé de la part du donneur d’ordre.
Responsabilité du donneur d’ordre : contrôles, traçabilité et audits CPF
Dans toute opération de sous-traitance CPF, la responsabilité du donneur d’ordre est totale et indivisible.
Autrement dit, l’organisme principal assume la responsabilité juridique et administrative auprès des financeurs publics, même si un sous-traitant — basé en France, dans l’UE ou hors UE — exécute la prestation pédagogique. Cette responsabilité s’étend à tous les aspects de la formation : qualité, conformité, respect du référentiel Qualiopi, gestion des données, et justification des fonds.
Lors d’un audit Qualiopi ou d’un contrôle de la Caisse des Dépôts, le donneur d’ordre devra fournir l’ensemble des éléments prouvant que l’action de formation sous-traitée répondait aux exigences du CPF. Cela inclut notamment :
- Le contrat de sous-traitance complet et signé.
- La déclaration d’activité du sous-traitant (s’il est concerné).
- Sa certification Qualiopi ou l’attestation d’exception valable.
- Le programme de formation, les feuilles d’émargement, les résultats d’évaluation.
- Les attestations de réalisation signées par les apprenants.
À défaut de respect des règles, la CDC réclame le remboursement total des sommes versées et peut procéder au déréférencement immédiat sur la plateforme EDOF. Dans certains cas, elle inflige aussi des sanctions administratives à l’organisme, notamment en cas de fraude ou de manquement grave.
Il est donc impératif pour le donneur d’ordre de documenter et d’archiver scrupuleusement chaque étape de la prestation sous-traitée. La traçabilité est la clé : sans preuve écrite, conforme et datée, aucune prestation ne sera considérée comme valide aux yeux des financeurs. La sous-traitance CPF, pour être efficace et sécurisée, doit s’accompagner d’une gouvernance exemplaire.
FAQ – Sous-traitance CPF : vos questions fréquentes
1. Peut-on faire appel à un formateur basé à l’étranger sans NDA ?
Oui, mais uniquement s’il est basé dans l’UE/EEE, intervient ponctuellement, et que le donneur d’ordre conserve le contrôle de la prestation.
2. Le sous-traitant doit-il avoir la certification Qualiopi ?
Oui dans la majorité des cas, sauf si l’activité est occasionnelle et européenne. Mais mieux vaut l’exiger pour sécuriser la conformité.
3. Peut-on dépasser 80 % de sous-traitance CPF ?
Non. Ce seuil est un plafond légal. Au-delà, le donneur d’ordre risque un déréférencement de la plateforme Mon Compte Formation.
4. Peut-on sous-traiter une formation CPF à plusieurs prestataires ?
Oui, mais chacun doit être contractuellement identifié. Il est interdit de sous-traiter en cascade (le sous-traitant qui sous-traite).
5. Que se passe-t-il en cas de contrôle CDC ?
Le donneur d’ordre doit produire toutes les pièces justificatives : contrat, attestations, preuves de réalisation, conformité Qualiopi.
6. Faut-il signaler la sous-traitance à la CDC ?
Pas obligatoirement, mais les documents doivent être prêts à tout moment en cas d’audit. La transparence est indispensable.