La question du BPF revient souvent lorsqu’un organisme prépare son premier audit Qualiopi. De nombreux nouveaux entrants se demandent s’il faut avoir déposé ce document avant de pouvoir prétendre à la certification. Ce doute est compréhensible. Les démarches administratives sont nombreuses, et il n’est pas toujours évident de comprendre l’ordre exact des obligations. Pourtant, la réponse est simple et rassurante : non, il n’est pas obligatoire d’avoir déclaré un Bilan Pédagogique et Financier pour passer l’audit Qualiopi, surtout lorsqu’il s’agit d’un organisme en création ou en tout début d’activité.
Ce questionnement revient régulièrement, que l’on soit formateur indépendant, micro-entrepreneur ou organisme plus structuré. La confusion vient souvent du fait que le BPF est associé à l’existence formelle d’une activité. Or, l’audit initial repose avant tout sur la démonstration de votre conformité au Référentiel National Qualité, pas sur l’ancienneté ou le volume d’activité.
Dans cet article, nous allons clarifier ce point en profondeur. Nous verrons ce qu’est exactement le BPF, qui doit le remplir, dans quels délais, et surtout pourquoi son absence ne bloque pas l’accès à la certification. Nous aborderons aussi les alternatives possibles pour justifier votre activité devant l’auditeur, même sans BPF. Enfin, nous vous donnerons les bonnes pratiques pour réussir votre audit Qualiopi en tant que nouvel entrant, en toute conformité.
Qu’est-ce que le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ?
Le Bilan Pédagogique et Financier, ou BPF, est un document obligatoire pour tout organisme de formation déclaré. Il permet à l’administration de suivre l’activité de formation réalisée au cours d’une année civile. Il s’agit d’un outil statistique et réglementaire, mais aussi d’un indicateur de transparence. Il sert à vérifier que les organismes déclarés sont bien actifs, structurés et conformes aux exigences de la formation professionnelle continue.
Chaque année, les organismes disposant d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) doivent déposer ce bilan auprès de la DREETS entre début avril et fin mai. Ce document recense plusieurs données clés : nombre de stagiaires formés, heures dispensées, typologie des actions, ressources humaines mobilisées, et répartition des financements. Il permet aussi de suivre l’évolution du secteur de la formation au niveau national.
Le BPF ne concerne que les organismes ayant exercé au cours de l’année civile précédente. Si l’activité a démarré récemment ou si aucune action n’a encore été réalisée, le dépôt du BPF n’est pas requis. Cela concerne de nombreux nouveaux entrants. Tant que vous n’avez pas dispensé de formation ou signé de convention, vous ne pouvez pas compléter ce document. Cela n’empêche pourtant pas d’engager une démarche de certification Qualiopi.
Il est important de comprendre que le BPF n’est pas un justificatif obligatoire pour prouver votre conformité au Référentiel Qualiopi. Ce sont d’autres documents qui jouent ce rôle. Vous pouvez donc tout à fait passer votre audit sans avoir encore déposé de BPF, à condition de fournir d’autres preuves de votre activité réelle.
Peut-on passer l’audit Qualiopi sans avoir déclaré un BPF ?
La réponse est claire : oui, il est tout à fait possible de passer l’audit Qualiopi sans avoir encore déposé de BPF, notamment si vous êtes un nouvel entrant dans le secteur de la formation. Contrairement à ce que certains croient, le dépôt d’un premier Bilan Pédagogique et Financier n’est pas une condition préalable pour engager la démarche de certification. Il s’agit de deux démarches distinctes, même si elles sont toutes deux liées à l’activité d’un organisme de formation.
Le BPF est une obligation annuelle qui intervient uniquement après un exercice comptable complet et au moins une action de formation réalisée. Si vous venez de démarrer, que vous avez obtenu récemment votre NDA, et que vous n’avez pas encore clôturé une année civile d’activité, vous n’avez rien à déclarer. Dans ce cas, l’administration ne vous demandera pas de BPF pour l’année en cours. Cela ne vous empêche pas de demander la certification Qualiopi, bien au contraire.
L’auditeur qui réalise votre audit initial ne s’attend donc pas à ce que vous lui fournissiez un BPF, s’il sait que vous êtes nouvel entrant. Il ne vous pénalisera pas pour cela. En revanche, il cherchera à s’assurer que vous avez bien réalisé une première action de formation ou que vous êtes en mesure d’en produire les preuves : convention, programme, attestation, feuille d’émargement, etc. L’objectif reste de démontrer que votre activité existe, même à petite échelle, et qu’elle respecte déjà les exigences du Référentiel Qualiopi. En résumé, le BPF n’est pas un prérequis, mais la démonstration d’une activité réelle, elle, l’est.
Comment justifier l’absence de BPF lors de l’audit initial ?
Lors d’un audit Qualiopi, si vous êtes un nouvel organisme et que vous n’avez pas encore déposé de Bilan Pédagogique et Financier, vous devez le signaler dès le début. L’auditeur ne s’en étonnera pas, tant que vous êtes en mesure d’expliquer votre situation et de fournir d’autres éléments prouvant votre engagement dans l’activité de formation.
La justification principale repose sur votre date de déclaration d’activité. Si vous avez obtenu votre NDA récemment, après le 31 décembre de l’année précédente, vous n’êtes pas concerné par le BPF de l’année en cours. C’est un point vérifiable sur vos documents administratifs. Vous devez simplement être transparent et clair à ce sujet. Cette information permet à l’auditeur de replacer votre situation dans le bon contexte réglementaire.
En l’absence de BPF, vous devrez démontrer que vous avez mené au moins une action de formation réelle. Cela peut être prouvé par une convention de formation signée, un contrat individuel, un programme détaillé ou encore des feuilles d’émargement. L’objectif est de montrer que votre activité existe déjà, même si elle est modeste. L’auditeur veut constater que vous appliquez les exigences du référentiel dans la pratique, pas seulement dans les intentions.
Vous pouvez également expliquer comment vous comptez suivre vos indicateurs d’activité, en vue de votre futur premier BPF. Cela montre que vous êtes organisé, anticipatif et aligné avec les obligations légales. Le manque de BPF ne pose pas problème tant que vous êtes capable de démontrer la réalité et la qualité de vos actions. La clarté et la cohérence de votre dossier feront toute la différence lors de l’audit.
Bonnes pratiques pour préparer l’audit Qualiopi en l’absence de BPF
Lorsque vous passez votre audit Qualiopi sans avoir encore déposé de BPF, vous devez redoubler de rigueur dans la présentation de vos documents. L’absence de ce bilan ne doit jamais être perçue comme un manque d’activité ou de structuration. Votre objectif est de prouver que vous avez bien engagé votre démarche qualité, même si vous êtes en phase de démarrage.
Dès votre première action de formation, vous devez produire des documents traçables. Cela inclut un programme structuré, une convention signée, une feuille d’émargement remplie, et un certificat de réalisation conforme. Ces éléments serviront de preuve lors de l’audit. Ils montrent que vous appliquez déjà les exigences du Référentiel Qualiopi sur le terrain.
Il est aussi conseillé de documenter vos process, même si votre activité est encore limitée. Expliquez comment vous évaluez les besoins du client, comment vous adaptez le contenu au public, et comment vous assurez le suivi des stagiaires. Ces éléments rassurent l’auditeur et compensent l’absence de données chiffrées qu’aurait apporté un BPF.
Anticipez également les questions de l’auditeur sur votre organisation interne. Soyez prêt à expliquer votre méthode de collecte des données, vos outils de suivi, et la manière dont vous construisez vos plans d’amélioration continue. Ce sont ces explications concrètes qui démontrent votre sérieux, pas le volume de formations dispensées.
Enfin, tenez-vous prêt à justifier votre positionnement avec des éléments logiques. Vous débutez, mais vous êtes prêt. C’est ce que l’auditeur veut voir : une structure jeune, certes, mais déjà engagée dans une dynamique qualité. Votre posture, votre transparence et votre organisation seront vos meilleurs atouts pour réussir l’audit sans BPF.
Conclusion sur le BPF et Qualiopi
L’absence de Bilan Pédagogique et Financier lors d’un audit Qualiopi n’est pas un obstacle pour les nouveaux entrants. Contrairement à une idée reçue, ce document n’est pas exigé pour lancer la démarche de certification. Il devient obligatoire uniquement après une année d’activité effective, lorsque vous avez déjà formé, facturé et collecté des données à transmettre à la DREETS. Si vous venez d’obtenir votre NDA ou que votre première formation a eu lieu récemment, vous êtes tout à fait en droit de passer l’audit sans avoir encore déclaré de BPF.
Ce qui compte réellement pour l’auditeur, c’est votre capacité à prouver l’existence d’une activité de formation structurée. Il ne s’agit pas de remplir des tableaux chiffrés, mais de démontrer que vous appliquez les exigences du Référentiel Qualiopi. Une convention, un programme, un retour de stagiaire, ou un certificat de réalisation bien présenté auront plus de valeur qu’un BPF absent mais attendu sans justification.
En tant que nouvel organisme, vous devez faire preuve de clarté, de rigueur et d’anticipation. Plus vous serez organisé dans vos documents et vos réponses, plus l’audit se déroulera sereinement. La qualité n’attend pas d’avoir un historique. Elle se voit dans la manière dont vous démarrez votre activité.
Ne reportez pas votre démarche Qualiopi en attendant votre premier BPF. Si vous avez formé au moins un client et mis en place les premiers jalons de votre processus qualité, vous êtes prêt. Préparez votre dossier, structurez vos preuves, et engagez-vous dans la certification avec assurance. Le label Qualiopi est accessible aux jeunes structures, à condition de montrer une démarche sérieuse dès les premiers pas.