Avant même de penser à la certification Qualiopi, un formateur indépendant ou un organisme de formation doit obtenir un élément fondamental : le Numéro de Déclaration d’Activité, ou NDA. Cette formalité administrative, bien qu’essentielle, reste parfois mal comprise. Pourtant, sans ce numéro, il est tout simplement impossible d’exercer légalement une activité de formation professionnelle continue financée.
Le NDA ne certifie pas la qualité de l’offre. Il permet avant tout de déclarer officiellement l’activité de formation auprès de l’État. Ce numéro est délivré par la DREETS (ex-DIRECCTE) et atteste que vous êtes bien enregistré en tant qu’organisme de formation. Il s’agit donc d’une obligation légale, mais aussi d’un préalable indispensable pour accéder aux financements publics ou mutualisés.
Dans cet article, nous allons expliquer en détail à quoi sert ce numéro, qui est concerné, comment l’obtenir, dans quels délais, et surtout, quelles sont les erreurs à éviter. Nous aborderons également son impact sur la structuration de votre activité, sa différence avec la certification Qualiopi, et les obligations qui y sont associées.
Vous êtes formateur indépendant ? Vous avez un organisme de formation en cours de création ? Ce guide vous donnera toutes les clés pour comprendre le NDA et l’utiliser efficacement.
À quoi sert le NDA et qui est concerné ?
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est une immatriculation obligatoire pour tout professionnel qui souhaite exercer une activité de formation professionnelle continue. Contrairement à certaines idées reçues, il ne s’agit pas d’un label qualité ni d’un agrément. Le NDA permet simplement à l’État d’identifier les prestataires de formation en activité sur le territoire.
Sa finalité principale est administrative. Ce numéro permet de déclarer officiellement que vous délivrez des actions de formation professionnelle. Sans NDA, vous ne pouvez pas proposer de formations financées par des OPCO, Pôle emploi ou toute autre structure publique. Ce numéro figure sur tous les documents officiels : devis, conventions, feuilles d’émargement, attestations, factures. Il prouve que vous êtes en règle.
Le NDA concerne toutes les structures qui souhaitent entrer dans le champ de la formation professionnelle continue. Cela inclut les organismes privés, les associations, les formateurs indépendants, les CFA, ou même certaines entreprises internes. Dès que vous réalisez une action de formation rémunérée, vous êtes potentiellement concerné par cette obligation.
Il est important de noter que le NDA est propre à chaque établissement. Une structure qui possède plusieurs antennes doit déclarer chacune d’elles. De même, si vous exercez sous un nouveau SIRET, un nouveau numéro peut être requis.
Enfin, l’obtention du NDA vous engage. Une fois attribué, vous devrez respecter des obligations spécifiques, notamment le dépôt annuel du bilan pédagogique et financier (BPF). Le non-respect de ces obligations peut entraîner la radiation du numéro. Le NDA n’est donc pas un simple numéro : c’est une déclaration formelle d’engagement dans le champ de la formation professionnelle.
Comment obtenir son NDA étape par étape
Obtenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) n’est pas compliqué, mais la procédure doit être rigoureuse. Vous devez suivre plusieurs étapes dans un ordre précis. Ce processus encadre la création officielle de votre activité de formation et conditionne sa légalité.
La première condition pour faire une demande de NDA est d’avoir réalisé une première action de formation facturée. Vous ne pouvez pas obtenir ce numéro si vous n’avez jamais délivré de formation. Cette prestation doit être encadrée par une convention ou un contrat de formation, conforme aux exigences du Code du travail. Il ne s’agit pas simplement d’une intention d’activité, mais d’un acte concret.
Une fois cette formation réalisée, vous devez constituer un dossier administratif à transmettre à la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) dont dépend votre siège social. Ce dossier comporte plusieurs pièces obligatoires : copie de la convention ou du contrat, programme de formation, CV du formateur, extrait Kbis ou numéro SIRET, ainsi que le formulaire Cerfa n°10782*05 dûment complété.
La DREETS étudie votre demande et peut revenir vers vous pour des compléments. Si le dossier est complet, vous recevrez votre NDA sous un mois en moyenne. Ce numéro devra figurer sur tous vos documents de formation.
Attention, ce n’est pas une formalité anodine. En obtenant le NDA, vous entrez officiellement dans le champ réglementé de la formation professionnelle. Cela implique des obligations annuelles, notamment le dépôt du Bilan Pédagogique et Financier. Vous devez donc anticiper et structurer votre activité dès le départ pour éviter toute non-conformité.
Quelles obligations une fois le NDA obtenu ?
Obtenir un NDA ne suffit pas. Ce numéro vous engage sur plusieurs plans réglementaires. Une fois inscrit auprès de la DREETS, vous entrez officiellement dans le champ de la formation professionnelle. Cela implique des obligations strictes et continues que vous devez connaître dès le départ pour éviter toute mauvaise surprise.
La première obligation majeure concerne le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Chaque année, entre avril et mai, vous devez transmettre ce document à l’administration. Il détaille les actions de formation réalisées, les volumes horaires, le nombre de stagiaires formés, les sources de financement et les résultats obtenus. Ce bilan permet à l’État de suivre l’activité réelle des organismes déclarés. Si vous ne transmettez pas ce document dans les délais, votre NDA peut être suspendu, voire annulé.
Par ailleurs, vous devez respecter les règles liées à la contractualisation. Chaque action de formation doit être formalisée dans un cadre précis : convention pour les entreprises, contrat individuel pour les particuliers. Ces documents doivent être clairs, signés, et conformes au Code du travail.
D’autres obligations s’ajoutent : informer vos clients sur les tarifs, les conditions d’accès, les modalités pédagogiques, et les procédures de réclamation. Ces éléments doivent apparaître dans vos supports de communication et sur votre site internet si vous en avez un.
Enfin, en cas de changement d’adresse, d’activité ou de structure juridique, vous devez en informer la DREETS. Le NDA reste valide tant que les conditions initiales sont respectées.
Respecter ces obligations vous permet non seulement de conserver votre NDA, mais aussi de bâtir une image professionnelle solide auprès des clients et des financeurs.
Quelle différence entre NDA et certification Qualiopi ?
Beaucoup de nouveaux formateurs confondent le NDA et la certification Qualiopi. Pourtant, ces deux éléments jouent des rôles bien distincts dans le cadre réglementé de la formation professionnelle. Il est important de comprendre leur complémentarité pour organiser correctement votre activité.
Le NDA constitue la porte d’entrée administrative dans le secteur de la formation professionnelle. Il permet de déclarer officiellement votre activité auprès de la DREETS. Grâce à ce numéro, vous pouvez établir des conventions de formation, facturer des prestations de formation professionnelle continue, et apparaître dans le registre public des organismes de formation.
Cependant, ce numéro ne valide pas la qualité de vos prestations. Il ne fait pas l’objet d’un audit ou d’une évaluation. C’est un enregistrement, pas une reconnaissance qualitative. Il est donc possible d’obtenir un NDA sans répondre aux exigences qualité imposées par les financeurs.
C’est ici qu’intervient Qualiopi. Depuis le 1er janvier 2022, la certification est obligatoire si vous souhaitez que vos formations soient financées par des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, etc.). Qualiopi est donc un système de contrôle qualité, délivré à la suite d’un audit réalisé par un organisme accrédité. Elle garantit que votre processus de formation respecte un référentiel précis.
Autrement dit, le NDA vous permet d’exister légalement en tant qu’organisme de formation. La certification Qualiopi vous permet, elle, d’ouvrir l’accès aux financements publics pour vos clients. Les deux statuts sont liés, mais aucun ne remplace l’autre. Il vous faut souvent les deux pour développer une activité pérenne et crédible dans la formation professionnelle.
Conclusion sur l’obtention du NDA
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) représente bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est une condition indispensable pour exercer légalement dans le domaine de la formation professionnelle continue. Que vous soyez formateur indépendant ou structure établie, vous devez impérativement l’obtenir avant de démarrer une activité financée.
Obtenir le NDA n’est pas complexe, mais cela demande rigueur, organisation et conformité dès la première action de formation. Une fois déclaré, vous êtes tenu de respecter plusieurs obligations comme le dépôt du Bilan Pédagogique et Financier, l’usage de documents réglementaires et la transparence auprès de vos clients.
Il est aussi essentiel de comprendre que le NDA ne garantit pas la qualité de vos formations. Il s’agit d’un enregistrement légal, alors que la certification Qualiopi atteste de la qualité de vos prestations. Ces deux éléments sont complémentaires. Le NDA vous autorise à exercer, Qualiopi vous permet d’entrer dans les dispositifs de financement publics.
En somme, maîtriser les règles du NDA, c’est sécuriser votre activité, poser des bases solides, et préparer votre structure à se développer en toute légitimité. Ignorer ces règles ou les négliger peut freiner votre croissance, voire bloquer l’accès à certains marchés.
Avant de viser la reconnaissance qualité, commencez par être en règle, en obtenant et en gérant efficacement votre NDA. C’est la première étape vers une activité de formation durable, crédible et reconnue.